Le bureau parle à l’association

Forum


Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

Compte Rendu de Réunion de passation 2016-2017

Présents :

  • Celtill Jalaber
  • Julien Fougnon
  • Amandine Dedieu
  • Fabien Arné
  • Zélie Clair
  • Pierre Poitier
  • Lucie Mevouillon
  • Julie Villecourt
  • Pablo Louis

 

Passation du bureau (fiches de poste, rôle et fonctions du poste, objectifs et recommandations pour chaque poste) :

Pierre est content, il expose avec brio le plan de la réunion à suivre, on sent la préparation intensive que celui-ci a nécessité, plan que finalement nous n’allons pas suivre. Nous n’avons pas toutes les fiches de postes à notre disposition car il y a beaucoup d’absents ce soir mais nous sommes tous improvisateurs alors on va pouvoir faire un petit quelque chose. Il est décidé que l’on discute tous ensemble de tous les postes puis si besoin, prendre des petits temps par groupe pour les détails.

 

Pour rappel, ont une voix et un siège au bureau :

  • Président
  • Vice-président
  • Trésorerie
  • Secrétaire
  • Un membre de la programmation
  • Responsable formation
  • Responsable spectacle
  • Communication interne
  • Communication externe

Ceux qui cumulent deux sièges n’ont qu’une seule voie.

 

Le président : Pierre Poitier se transmet le poste à lui-même. Il indique d’abord être heureux de renouveler son mandat. Il compte continuer sur la même lignée. Il est à noter qu’il dispose d’un nouveau rôle par rapport à l’an dernier, la sélection des joueurs.

Le vice-président : On notera l’ajout du pôle spectacle à ce poste, occupé aujourd’hui par Pablo. Il participe également à la sélection des joueurs. Précision : en cas d’absence du président, la sélection des joueurs se fera à deux.

Trésorier (et vice) : bref rappel des rôles déjà largement abordés en AG : lien avec la banque (penser à changer le nom sur la carte bleue mais il faut attendre le changement de statut en préfecture), bilans financiers, dossiers CSPE. La transmission des différents éléments se fera dans le cadre festif du barbecue de fin d’année. Attention, le rôle est important tout comme les sommes gérées. Pierre énonce rapidement des dossiers CSPE déjà présentés pour l’année prochaine (communication, cours, déplacements, les 20 ans du CAP). Les matchs au CAP ne seront plus subventionnés car ce n’est plus nécessaire. Le plus important ce sont les bilans financiers à rendre à la fac. Il reste à monter les dossiers festival, stages, et LIQA. 1500 euros seront investi par la LUDI l’année à venir pour les stages. La question de la gestion des caisses est également à soulever pour l’an prochain avec l’option d’une réservation en ligne (idée d’un programme de fidélité également). Précision : la carte bleue est de préférence utilisée par les trésorières, à défaut par un membre du bureau.

Secrétaire : son rôle principal est de faire les comptes-rendus de réunions (enfin sauf ce soir parce qu’ils ont désertés). Ce poste est partagé entre Alison et Benjamin. S’ils sont absents, tous les deux, aucun remplaçant n’est désigné d’office, on s’arrange entre nous.

Alex, le responsable C1 de l’année écoulée (pour ceux qui ont la mémoire courte), a inspiré une fiche d’inscription au top et un chouette document a été créé par Benjamin Portal pour l’inscription des C2. Ce système est à garder et doit être mis en œuvre par les secrétaires (bien du courage à eux). Le secrétaire doit gérer le Drive aussi, ne l’oublions pas.

Responsable programmation : passage de Quentin et Pierre Provost à Julien et Pierre Provost (ça rime…). Plus tôt la programmation est faite, mieux c’est. Le gros du travail est à faire sur le mois de juin/juillet et septembre. Toutes les dates détenues aujourd’hui sont seulement des prévisions, elles sont à confirmer l’année prochaine avec la faculté. Il faut établir un ordre de priorité pour contacter les ligues. Julien doit faire le point avec Pierre Provost pour les priorités. Il est possible de sonder les ludiens pour des suggestions. Les deux responsables doivent transmettre toutes les informations nécessaires en cas de déplacement aux joueurs concernés.

Responsable spectacle : Pablo se transmet donc son propre poste. Il a un rôle supplémentaire de sélection des joueurs. Pour ce faire, les bénévoles présents seront notés lors de chaque évènement pour aider à la sélection. Devant l’étendue de la tâche, Pablo nommera un assistant O Bohem et un assistant CAP (le suspens est insoutenable…)

Communication externe : Pierre Poitier se transmet de nouveau à lui-même, il est très généreux (ou il s’aime beaucoup au choix). Beaucoup de travail en perspective, avec notamment l’objectif de développer la communication via la radio. Fabien suggère de recontacter la Caravane des Langues cet été pour programmer de nouveau une ou plusieurs émissions, la question de la fréquence sera soulevée par la suite. Fabien envoie le contact et Julien s’en occupe avec SWAG. Le gros objectif de Pierre Poitier (et je ne parle pas de son sexe) sera de « redorer » l’image de la LUDI car les coquines d’autres ligues prennent beaucoup de place et qu’il faut conserver la nôtre.

Communication interne : Celtill sera briefé pour le Ludimat ultérieurement par Pierre Poitier ou Ryan ou les deux. Pierre Poitier conseille de garder ce qui a déjà été travaillé mais d’y ajouter sa touche personnelle. Conseils : attention à la longueur et bien rappeler les dates de spectacles à chaque fois. Son deuxième rôle : les annonces avant chaque cours, de 20h à 20h30. Il est important de penser à demander au bureau les informations nécessaires avant chaque envoi de Ludimat. Il doit également gérer la boîte mail de la LUDI.

Responsable formation : Pierre Poitier lit la fiche de poste à tous mais surtout à Zélie, c’est la seule qu’il lit ce soir, c’est dire l’importance qu’elle a. Pour information la fiche de poste en version résumée : faire le lien entre le bureau et les professeurs/coaches*, constituer un listing de professeurs/coaches* et organiser le planning des ateliers de l’année, participer à la sélection des joueurs et organiser les différents stages et week-ends. Ce poste étant une création (dans sa forme fusionnée tout du moins), cela génère les premiers votes de ce nouveau bureau :

  • Mise en place d’un marquage de présence à chaque début de cours (pour objectiver la sélection des équipes ultérieures)
  • Mise en place d’un planning C1/C2 avec des cycles d’atelier de différentes rythmicités
  • Mise en place du planning par sondage et réunion avec les coaches* volontaires (sollicités dès cet été par mail)

VOTE à l’UNINANIMITE des présents (hors ancien bureau)

 

Organisation du bureau

Une réunion est théoriquement organisée tous les premiers mardis du mois. Depuis, une page Facebook a été créé, elle permet la transmission de nombreuses informations ce qui dégage du temps en réunion pour les discussions. Certains mois, la réunion n’est donc pas nécessaire. La date de la réunion peut changer en fonction des disponibilités et de la longueur estimée de la réunion à venir. Ne pas hésiter à transmettre les informations via la page Facebook dédiée au bureau (à ne pas confondre avec celle de l’association, spéciale dédicace à celui qui se reconnaîtra).

Le Drive (Google hein pas Mac Donald) : belle démonstration sur l’écran de télévision de Pablo par Pierre Poitier. A retenir : chacun est responsable de son propre dossier (exemple visuel à l’appui). Quand un document est modifié, très souvent il faut le recharger sur le Drive en fonction des versions, attention. L’objectif à terme est de dématérialiser les classeurs. Chacun se voit investit de sa mission Drive (tututuluuuuuuuuuuututulu musique de James Bond ou du moins quelque chose d’approchant). Il existe des dossiers « archives » plus ou moins fournis. Pablo propose une session scanner de folie pour les compléter, les autres membres du bureau semblent plus mitigés. Pour l’année à venir cependant, chacun est invité à remplir son dossier pour la pérennisation mais aussi un peu pour laisser son nom dans l’histoire (de l’humanité au moins, de la Ludi au mieux).

Note pour les coaches *: les ateliers ne sont pas obligatoirement mis sur le Drive, c’est à la libre appréciation de chacun à savoir s’il veut offrir son cours à la Ludi ou non.

La boîte mail : le président (de la Ludi, pas de la République bien sûr) préconise l’utilisation d’une charte graphique cohérente sur la signature. Il est envisagé de les configurer par la suite sur la boîte mail mais personne ne voit ce rôle lui être attribué. Attention pour tous : Si l’on envoie un mail pour la LUDI, même si c’est avec son adresse personnelle, il faut signer avec son nom/prénom, poste et le logo de la LUDI (Pierre en profite pour se vanter d’avoir un mac).

 

Questions :

  • Pablo demande des précisions sur le rôle du vice-président, la consultation de sa fiche de poste peut apporter des informations complémentaires
  • Aucune autre question (même si Pierre Poitier me sollicite pour être sûr, comme si je posais souvent des questions, n’importe quoi)

 

Programmation prévisionnelle saison 2017/2018

Comme indiqué plus haut, c’est prévisionnel, il sera communiqué officiellement à tous les membres de l’association après l’assemblée générale de début d’année. Bien sûr les dates antérieures seront communiquées antérieurement, cela va de soi.

Pablo évoque le Festival Alternativa (2ème édition du 11 au 17 septembre 2017 pour la semaine et les 23/24 pour le week-end) : sur une semaine avec le Culture Bar/Bar puis sur le week-end à la prairie des filtres. Ils proposent que l’on ait une demi-heure de spectacle chaque soir dans un bar différent (le catch a été évoqué) sur un thème écologique ET le week-end soit faire des transitions entre les différents intervenants soit avoir une scène pour faire un spectacle. Cependant, l’inscription n’a pas été faite dans les temps du fait d’un problème de communication sur la nécessité de celle-ci. De ce fait, on ne sait pas vraiment si on est comptés dans l’organisation ou non et la personne responsable est injoignable. De plus la réunion est ce week-end et nous sommes très occupés. En attendant de clarifier la situation, il faut savoir si l’on veut participer. Les pours : amener un nouveau public, découvrir de nouveaux lieux pour jouer, vivre une expérience nouvelle/les moins : cela nécessite beaucoup de monde très tôt dans l’année, un public pas forcément intéressé, une petite scène à disposition et non la grosse scène avec le gros public (non pas le public de gros). Cela suscite donc une discussion entre chacun des membres de ce nouveau bureau, chacun prend ainsi petit à petit sa place et ça, c’est beau. Pablo ajoute que le festival finit au O Bohem et que l’on aurait la scène le week-end pour finir le festival. Pierre Poitier est sceptique (comme la fosse) et là, le bureau fait silence. Pablo argumente. Je demande notre première date au CAP. C’est le 25 septembre. C’est chaud, on s’approche de la clôture du débat mais Julien relance le débat à minima et c’est Pierre qui propose un vote sur lune magnifique reprise de volley. Le match est haletant ! Finalement, les informations n’étant pas assez précises et une réponse étant attendue le 26 juin, un sondage sera mis en place sur Facebook une fois les informations complémentaires fournies. To be continued…

Stages : Pierre a positionné des dates de stage et des noms d’intervenants sur le calendrier mais rien n’est définitif, seule la date de Manuela serait susceptible d’être calée rapidement (son week-end est bloqué pour le moment) car cela tombe juste avant le festival. Il nous faut une réponse rapide. Julien et Pablo ont également des idées à approfondir. Tout est réalisable mais il faut l’organiser, notre devise pour l’année à venir ! Pierre Poitier réactive le principe de réalité : faites des devis, quelques soient les plans ! (déplacement, logement, fiesta, atelier du mercredi, stage de week-end,…). Des ateliers avec la prof de clown sont prévus et à valider pour l’année prochaine. Julien propose d’inviter les joueurs de la Brique aux stages, si financé par la Ludi en majorité, en seconde intention, si financé par les personnes pourquoi pas en première intention ? En fonction des événements organisés, il faut penser à solliciter la ou les personnes correspondantes dans le bureau (Zélie pour les stages, Julien et Pierre Provost pour les équipes,…). L’objectif de Pierre Poitier : multiplier les stages avec notamment un stage pour les C1 impro/cohésion à l’université, en plus du week-end organisé habituellement avant le match des nouveaux, en perspective du championnat. Inviter les C2 quelques heures pour faire quelques impros par équipe est proposé en complémentarité.

Déplacements : Pierre Poitier (encore lui) propose de prévoir un déplacement pour les C1 à partir du match des nouveaux et un autre match en plus de manière plus systématique. Cela sera réfléchi à partir de janvier.

AG de fin d’année : Pierre Poitier (il est partout !) propose une date au début du mois de mai pour que le temps de transition entre les deux bureaux soit plus long et permette une meilleure organisation dans l’échange et de meilleures perspectives d’anticipation pour les suivants. L’ancien bureau terminera cependant sa saison. Cela sera discuté de nouveau par la suite (et oui, ce soir on introduit, on ira en profondeur la prochaine fois…)

Dates notables : Reprise C2 le 06/09 et rentrée C1 le 27/09, à confirmer par rapport aux disponibilités des salles de l’université bien sûr. Prochaine réunion du bureau : dimanche 03/09 dans l’après-midi vers 14:00, à Baziège au 15 rue de Calbayrac. Le covoiturage est à organiser avant par Zélie Clair. Ceci est bien sûr décidé à l’unanimité et cela n’a aucun rapport avec le fait qu’elle fasse secrétaire ce soir.

Questions :

  • Ludimat ; la composition des équipes ne figurait pas dans tous les Ludimat cette année, pourquoi ? Camille prévenait directement les joueurs le plus souvent en complément mais il y a eu des failles (l’erreur est humaine), ce sera fait à la rentrée. On peut aussi mettre les liens vers le compte-rendu de la dernière réunion,… Plusieurs options sont possibles pour le Ludimat, à Celtill de jouer !
  • Pierre doit nous communiquer les codes… Enfin !

Bisous à tous !

* Terme introduit dans ce cadre par Pierre Poitier pour désigner les volontaires pour donner des ateliers. Le terme de « professeur » est réservé à ceux qui sont payés pour cela.

 

Sujet : Le bureau parle à l’association

mmAlex
Participant

Il n’y a pas de « H » à mon nom.

Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

La prochaine fois frappe moi ! peut être que ça rentrera (depuis le temps que tu me le dis :/)

Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

Réunion du bureau du 02.12.2016

Présents : Pierre Poitier, Pierre Provost, Camille, Amandine, Pablo, Quentin, Mathieu, Fabien, Alex, Julien

Excusé : Arthur

Pôle Associatif

  • Organisation pour l’apprentissage de l’hymne

L’apprentissage du nouvel hymne se fera au début de chaque cours à partir de janvier. Cet apprentissage se fera de manière commune entre les premiers et les seconds cycles.

  • Retour sur le WEI

Le bureau tient à féliciter les organisateurs et à toute l’équipe : un grand bravo !

Globalement voici ce qui l’en ressort :

  • On a quand même mangé un peu tard le soir selon Alex mais on a quand même super bien mangé.
  • Les animations étaient bien niveau temps même si le shubba n’était pas très nouveau.
  • La règle générale n’a pas été bien expliquée car le système de point n’a pas été trop compris.

Il y a quand même des points positifs et des choses à garder pour les années suivantes :

  • Le lieu était parfait, déconnecté ce qui évite de passer sa vie sur son téléphone
  • Le type de jeux, court, simple et LUDI’que
  • Le système de soirée avec musique, danse etc…

Pour les années suivantes, le bureau pense à mettre en place un système de plan des chambres. Cela évitera à certains de dormir à même le sol dans le froid des salles de vie. Aussi, le bureau pense à commencer le WEI le vendredi soir. Ceci implique une augmentation du prix du gite et donc probablement à mettre en corrélation avec une augmentation du prix des cotisations. Un système de repérage sera mis en place pour faciliter l’accès au gite. Pour ce qui est du budget, nous sommes dans les clous.

  • Retour sur les inscriptions (Benjamin)

Le système de chaine est plutôt pas mal et donc il sera à remettre en place l’an prochain. Le fait de donner les fiches d’inscription à l’avance est aussi une bonne idée car la plupart des ludiens ont joué le jeu et ça nous a fait gagner un temps considérable. L’annonce des modalités d’inscriptions aux premiers cycles pendant les 4 premiers cours n’est pas forcément pertinent dans la mesure où certains ne s’inscriront pas.

  • Confection de la mascotte LUDI

Elle est en cours et devrait être prête pour le mois de février. C’est une mascotte en point de croix qui représente le logo de la LUDI et qui sera montée en coussin.

En termes de taille on est sur du 40-50cm et pour ce qui est de la doublure en tissu, ce sera du tissu noir.

  • Maillots LUDI (Quentin)

A quoi servent les maillots de jeu ? à créer une identité et une unité au sein de l’équipe LUDI.

Cette année, Séverine qui s’est devait floquer les maillots à proposer le changement des couleurs et le type de floquage. Cette proposition n’est pas très bien reçue dans la mesure où elle a été proposée après avoir réalisé le travail.

Aussi, les maillots actuels sont des maillots Florida qui arrivent en fin de série et qui ne seront plus produits. D’ici 2-3 ans, il faudra penser à reprendre le design des maillots de jeu.

Pôle Spectacle

  • Organisation des 20 ans – ou en sommes-nous ?

La prochaine réunion de bureau sera spécialement dédiée aux 20ans pour les derniers calages.

  • Décoration

Pour la décoration au CAP, il faudra réfléchir à une décoration ignifugée. Ce type de décoration ne sera pas obligatoire pour la décoration du vendredi soir (salle à louer).

Le bureau souhaite mettre en place des bougies à taille humaine.

  • Scénographie

Tout le spectacle se fera sur scène. Pour le vendredi soir nous aurons un spectacle son et lumière. Ce spectacle sera proposé sous forme d’un talk-show à l’américaine avec un présentateur qui discute avec des invités qui racontes des anecdotes le tout sur un sofa ou des fauteuils.

Sur scène se joue ce qui se passe après l’anecdote : l’intitulé du spectacle sera « 20ans et après ? ». Pour le MC, il faut quelqu’un qui a du peps et qui est capable d’aller jouer avec les joueurs s’il en a envie.

La guirlande qui sera utilisée pour le sacre des maillots le jeudi soir, pourra être réutilisée le vendredi soir pour la décoration.

Pour le mercredi après-midi, les coordinateurs pédagogiques des centres de Tournefeuille sont partant pour un spectacle enfant. A nous de proposer une trame mais ça ne pourra pas durer une heure.

  • Contact

Les contacts validés pour le vendredi soir sont :

  • Philippe
  • Yves
  • Olivier Meillant
  • Florence Bordes
  • Steph (LICA Cannes)
  • Amandine Carrière
  • Un des fondatrices de la LUDI (contactée par Quentin)
  • Un deuxième cycle
  • Un premier cycle
  • Raphaëlle et Boris

Pour la liste complémentaire :

  • Éric Selard
  • Ramzy (vidéo)
  • Nicolas Michon (vidéo)
  • Julie de la Brique
  • Un contact du festival du jeu (contacté par Camille)
  • Mise en place de jeux en janvier ? Quoi ?

Des jeux pour le public seront mis en place pour faire gagner des places au public. Le bureau propose :

  • Un morphomix (mix de photos de trois personnes différentes) à 1 place + ?
  • Concours selfie LUDI à Un T-shirt
  • Un pop-quizz (différentes questions seront posés sur la ludi) à?
  • Le CAP
    • Préparation match du 16 décembre

L’affichage a été réalisé le 7.12.2016. Arthur a aussi envoyé le LUDI’mat.

L’équipe et le staff sont :

  • Equipe: Priscilla, Erwan, Julia, Mathilde et Mathieu P. / Alex Coach
  • Staff : Benjamin (MC), Zélie (arbitre), Benjamin (DJ)

Une remarque importante pour ce match, la télévision (France 3) sera présente. Le reportage sortira en janvier. Il faut penser à demander aux joueurs le droit à l’image. Il faut un formulaire (Benjamin P. se charge de le rédiger). Il faudra aussi informer le public juste avant les improvisations.

C’est Philippe qui se charge de récupérer les Parisiens à l’aéroport. Il faut lui expliquer les modalités. Camille s’en charge.

  • LIQA

Pierre et Pablo on visiter le grand auditorium. Pierre a demandé à Amandine Carrière si on pouvait jouer là. L’université souhaite le privatiser pour que les gens payent la location mais on pourrait faire un match là-bas avec la LIQA

L’idée se serait d’abandonner le CAP et de faire le spectacle à l’auditorium. Ce serait pour la même date.

  • 12h d’impro :

Ce sera un zapping. Pierre Provost se charge de contacter les personnes concernées.

  • Championnat IMPROVISEM
    • Hymnes par équipes ?

Il manque que les jaunes. Il est prêt.

Le fait d’avoir des hymnes par équipe fonctionne très bien et cela plait au public.

  • Intégration des C1

Ce ne sera pas pour les premiers matchs après janvier. Alex à déjà fait la répartition et elle a été communiquée à tous les C1.

  • Retour sur la rencontre avec les patrons du bar

Pablo en a marre. Il demande une audience, et il y a toujours un truc. La raison du contact était pour revoir le partenariat et pour voir comment ça fonctionnait. Le bureau pense de plus en plus à changer (même si on le dit depuis plusieurs années déjà).

Le bureau pense au bar « Chez ta mère » mais trop petit. Ceci-dit, des travaux ont été réalisés et donc ils sont à recontacter pour l’année prochaine. Pierre Poitier veut aussi voir avec les patrons de la Dynamo.

  • LUDI’dée #1 et #2

Le prochain LUDI’dée sera un concept voyage organisé autour du réseau TISSEO (concept proposé par Pierre Poitier). Il aura lieu le mardi 13.12.2016. Les joueurs sont : Fabien, Pierre Provost, Alison, Lucie, Julia, Tim. Il manque du monde au DJ et à la lumière. L’installation se fera comme d’habitude par les ludiens à 19h.

Le deuxième LUDI’dée sera juste avant les 20ans. Le choix est entre le Harold, le Long form ou les Poupées russes. A la majorité, le bureau décide que ce sera un concept poupées russes.

  • Cabaret Burlesque
    • Préparation du 5 janvier

Il y a beaucoup de participants. Camille clôture bientôt les inscriptions.

  • Câble

Mathieu n’a pas trouvé, il faut qu’Amandine le commande. On ira l’acheter directement, cela prendra moins le temps.

  • Déplacements
    • Retour sur les déplacements effectués

Le déplacement à Lyon était cool, l’arbitrage n’était pas bien.

Le déplacement à Cannes était génial, une très bonne entente avec les joueurs, le staff. Un super accueil de la part de la LICA. A reconduire l’an prochain.

Pour le déplacement à Bordeaux (LUBIE) : sans commentaires. A ne pas reconduire.

  • Point sur les déplacements à venir

Les joueurs pour Bordeaux (Restons calmes) sont Camille, Alison, Raphaël et Arthur (Pierre Poitier coach).

Les joueurs pour la Suisse sont Florian, Camille, Pierre Poitier, Julien

Les joueurs pour Nancy sont Séverine, Pablo, Fabien, Pierre Provost et Alison.

Il reste les déplacements à Grenoble et Cahors qui sont à prévoir. Camille clôture bientôt les inscriptions.

  • Succession avec Julien

Pablo ne sera pas là au prochain match de la LIFA et pour janvier donc c’est Julien qui prendra le relais. Toutes les informations ont déjà été transmise. Julien aura besoin d’aide.

Pôle Formation

  • Organisation des cycles et des thématiques des ateliers cycle 2

On attend toujours le tableur avec les thématiques que l’on puisse fournir aux gens. Un tableur ne sera pas possible puisque les catégories sont transmises le jour même.

  • Retour sur le stage Clown

Le stage était cool et très positif en générale. Le deuxième cours un peu moins. Le bureau pense à le remettre en place en 2017. On ne sait pas trop encore si on part sur une continuité ou un cours complétement nouveau.

  • Mise en place du stage MC / Arbitre (qui / quand / comment)

Ce stage sera ouvert aux cycles 1. Il faut réfléchir aux modalités. Il se fera le week-end du 7/8 janvier. Il faut vérifier la disponibilité des profs.

  • Mise en place du stage de Manuela (21/22 janvier)

Il se fera le week-end du 21/22 janvier.

  • Mise en place du stage de pédagogie (quand)

On ne sait pas quand. Pas en janvier.

  • Mise en place du stage d’Yves (quand)

Il faut demander à Yves quand il veut le mettre en place.

  • Mise en place du WE des C1 et C2 (qui / quand / comment)

Il se fera le week-end du 4/5 mars. Le match des C1 sera le 8 mars.

Pôle Communication

  • Site internet

C’est très lent sur les mobiles et aussi sur les ordinateurs. Il y a des problèmes de rédactions dans les mentions légales.

Un travail a été refacturer alors qu’il manque des choses sur le site. Ce n’est pas normal !

Tout le monde n’est pas inscrit sur le site. On ne va pas aller les chercher pour le faire. Tant pis pour eux.

  • Tri des gens sur le compte FB

Ce travail est en cours.

  • Impressions prochaines affiches + match nouveau
  • Clutch

Deux interviews sont prévues.

  • CE de la LUDI

Il faudrait les annoncer dans le ludimat une fois par mois.

La prochaine sortie CE sera une sortie Bowling. Celle d’après probablement un Karaoké.

Autre

  • Organisation du Noël de la LUDI

Déjà fait

  • MJC Monblanc

On nous propose un spectacle lors d’un festival sur la culture geek à Samatan. Type catch accès autour du thème moyennant finance.

Le problème est que cela tombe le même week-end que le stage avec Manuela et les 12h de l’impro. Ce spectacle sera quand même proposé, si pas assez de monde, on oublie.

  • Accès au bâtiment administratif (benjamin)

La LUDI dispose de badge pour accéder au local qui nous est prêté par la fac. La boite aux lettres reste néanmoins dans le bâtiment administratif auquel nous n’avons pas accès. L’autorisation d’accès est en cours.

  • Catalyseur

C’est un événement organisé par la fac. Le but est de mettre en avant l’entreprenariat avec des conférences et l’université nous propose d’illustrer ces conférences.

Cela reste en suspens mais ce serait bien que la LUDI participe.

  • Match avec ENSAT

Un match avec l’ENSAT est proposé par Quentin qui à un contact. Ce match est proposé pour ceux qui sont en deuxième année. Le bureau valide.

  • Prochaine réunion

La prochaine réunion se fera chez Camille le lundi 09.01.2017.

 

En résumé, voici les différents points abordés (et importants) lors de cette réunion :

  • L’apprentissage des hymnes de fera à partir de janvier avant chaque cours.
  • La prochaine réunion sera spécialement dédiée aux 20ans.
  • L’intégration des C1 dans improvisem se fera pour le deuxième match de janvier.
  • A partir de maintenant jusqu’en février, c’est Julien qui gère l’organisation des CAP/Improvisem/Cabaret.
  • Le LUDI’dée #2 sera un concept poupées russes.

 

Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

Réunion du bureau du 09.01.2017

Spécial 20 ans de l’association

Présents : Amandine, Arthur, Benjamin P., Camille, Fabien, Julien, Pierre Poitier, Pierre Provost

Excusés : Alex, Mathieu, Quentin

Organisation des 20 ans : où en sommes-nous ?

  • Rappel du programme :
    • Mercredi
      • Cercle des menteurs [6-8 joueurs] (60min)
      • Catch 3×3 (opposant une équipe de la LUDI avec des équipes d’anciens ludiens) (45min)

Un spectacle pour enfant avait été proposé aux centres de loisirs de Tournefeuille. La LUDI décline cette idée et s’excuse auprès du personnelle des structures. Cette idée est néanmoins à reporter pour la fin de la saison 2016/2017 voir pour la saison prochaine.

  • Jeudi
    • Maestro (45min)
    • Match d’improvisation LUDI Toulouse vs. LUDI Flamme (2x40min)

Yves à fait une demande au bureau car il souhaite faire descendre une personne (qui jouera le jour du match) depuis Londres. Le bureau vote : Pour : 5 ; Contre, 0, Abstention : 3. L’association paiera donc le transport du contact de Yves. Aux dernières nouvelles (à confirmer) cette personne ne serait pas disponible. Il faut donc que Camille recontacte Yves pour connaître l’équipe LUDI Flamme.

  • Vendredi
    • Concept anniversaire son & lumière façon talk-show à l’américaine (3x45min)

En ce qui concerne le décore et la mise en scène, des fauteuils seront nécessaires pour le MC et les invités. Benjamin ramènera deux fauteuils et amandine en rapportera un.

Avant le début du concept, une vidéo sera projetée. La préparation du spectacle nécessitera une répétition l’après-midi du 3 février. Elle se fera probablement à partir de 18h mais les personnes concernées seront contactées individuellement.

  • Décoration : qu’avons-nous de prêt dans les différents espaces ?

Pour la décoration au CAP, il faudra réfléchir à une décoration ignifugée. Ce type de décoration ne sera pas obligatoire pour la décoration du vendredi soir (salle à louer).

Le bureau souhaite mettre en place des bougies à taille humaine.

Les responsables initiaux du pôle décoration sont Raphaël et Etienne mais dorénavant, c’est Camille Pierre qui en prend la responsabilité.

Nous disposons actuellement d’un budget de €200. Pour le moment, voici les idées proposées par la commission décoration :

  • La mention « 20ans » pourra être écrit en lettre d’or sur une banderole par exemple, utilisable pour les trois soirs ou avec des ballons.
  • La buvette peut être décorée avec des nappes en papier aux couleurs des différents évènements de la LUDI (orange = improvisem ; noir = match ; turquoise = cabaret ; jaune = LUDI’dée…)
  • Un gâteau grand format en carton ignifugé pourra être construit et une exposition photo est envisagée pour le vendredi soir.
  • L’achat de paillettes et de cotillons est proposé.

Un stand café sera prévu sur lequel sera vendu du café, du thé, du capuccino etc…

Un stand de vente des goodies est également envisagé. Après réflexion, aucun stand ne sera créé mais la vente de goodies se fera au bar directement.

Des tableaux et des POSCA ont été achetés pour pouvoir afficher plus simplement les prix des consommations disponibles.

  • Scénographie : ce à quoi il faut penser + répétition

Tout sur scène. Pour le vendredi soir nous aurons un spectacle son et lumière. Ce spectacle sera proposé sous forme d’un talk-show à l’américaine avec un présentateur qui discute avec des invités qui racontes des anecdotes le tout sur un sofa ou des fauteuils.

Sur scène se joue ce qui se passe après l’anecdote : l’intitulé du spectacle sera « 20ans et après ? ». Pour le MC, il faut quelqu’un qui a du peps et qui est capable d’aller jouer avec les joueurs s’il en a envie.

La guirlande qui sera utilisée pour le sacre des maillots le jeudi soir, pourra être réutilisée le vendredi soir pour la décoration.

Pour le mercredi après-midi, les coordinateurs pédagogiques des centres de Tournefeuille sont partant pour un spectacle enfant. A nous de proposer une trame mais ça ne pourra pas durer une heure.

Les équipes ont été faites par Camille et elles seront communiquées en temps utile. Des cours spécifiques seront mis en place pour préparer un maximum les joueurs aux différents concepts.

Il faut absolument écrire une tram du vendredi soir et valable pour les trois soirs

  • Contact du vendredi soir : ont-ils été contactés ?
Philippe

Yves

Florence Bordes

Steph (LICA Cannes)

Amandine Carrière

Un des fondatrices de la LUDI (contactée par Quentin)

Un deuxième cycle

Un premier cycle

Pour la liste complémentaire :

Éric Selard

Ramzy (vidéo)

Nicolas Michon (vidéo)

Julie de la Brique

Un contact du festival du jeu (contacté par Camille)

 

 

D’un point de vue logistique, Julien doit contacter l’autre Julien (le régisseur du CAP) pour la musique et l’organisation du son.

Il évoque l’idée de commencer l’installation plus tôt, notamment pour la batterie qui prend plus de temps à installer. Il fera passer au plus tôt un message à toute l’association pour recruter de nombreuses petites mains car il faudra beaucoup de monde sur le coup (on compte sur vous !)

  • Mascotte LUDI

Elle est en cours de fabrication et devrait être terminée pour les 20ans. Elle sera offerte en cadeau à la LUDI le vendredi soir

  • Location de la salle

Le vendredi soir, nous avons loué une salle. Pablo et Julie sont aller la voir et un chèque de caution a été versé pour la réserver.  Elle est située dans une zone industrielle à La Vache (accès en voiture recommandé). Il y a un restaurant à l’intérieur, nous aurons accès à la cuisine mais il n’y a pas de four.

  • Nouvel hymne

Ils sont imprimés et à partir du mercredi 11.01, des sessions d’apprentissages seront organisées. Pour l’instant il n’y a pas de chorégraphie. L’association d’un fond sonore est proposée sous réserve de voir ce que ça donne. Par contre on l’aura pas forcément pour les déplacements.

  • Banderole pour les maillots

Cette banderole sera utilisée pour l’intronisation de certains numéros (maillots d’anciens ludiens). Il est proposé l’utilisation d’une grande tringle en bois pour hisser les maillots. Il faut demander à Julien du CAP si cela est faisable ou, à défaut, s’il a des idées de systèmes équivalents.

  • Les menus

Il faut prévoir les repas du mercredi soir, du jeudi soir et du vendredi soir.

En ce qui concerne le mercredi et le jeudi, il est proposé de la nourriture rapide type Pizza et plat rapportés par les Ludiens.

Pour le vendredi, la cuisine à la salle est disponible mais il n’y a pas de four. Un buffet sera réalisé. Amandine propose à son frère cuisinier de nous aider moyennant une certaine rémunération. Le contenu exact du buffet reste à déterminer.

Pour le vendredi soir, Pierre propose d’offrir à tous les membres du public un gâteau en part individuel. Benjamin se charge de démarcher les boulangeries proches de chez lui tandis qu’amandine demande à des connaissances à elle qui travaillent en boulangerie-pâtisserie vers tournefeuille (il faut compter pour ~200 miniardises).

Rappel : la commande de la tireuse à bière a été validée chez V&B Purpan (une tireuse disponible pour 3 soirs et 9 fûts de bière).

  • Les animations

Pierre à lancer des jeux sur internet notamment un jeu de morphing. Il y a déjà une gagnante, c’est la jeune qui a écrit la fan-fiction. D’autres vainqueurs sont à venir.

Pour ce qui est du dress code, le bureau propose la mise en place pour le mercredi d’un dress code « sport de combat » en référence au catch. Ce dress code est fortement conseillé pour le bar.

Pour le jeudi et le vendredi, le dress code reste à déterminer.

  • Les stands

Il faudra penser aux rallonges et multiprises. Il faut demander à Julien du CAP s’il en a, à défaut, demander aux ludiens de les ramener. Il faudra penser à bien les annoter pour pouvoir les récupérer.

  • La communication/événement

Pierre Poitier doit vérifier qu’il à créer les évènements sur Facebook.

Pour ce qui est des prix de l’entrée, le bureau statut à la majorité que les jeunes de moins de 12ans ne paieraient pas l’entrée (et Arthur ne s’est pas abstenu !)

Pour la logistique, il faudra trois couleurs de ticket (une couleur par soir).

Une session de flying est organisée dans Toulouse le samedi 28. Elle sera annoncée le mercredi soir et dans les LUDIMATs. Il faut un maximum de personnes pour couvrir le plus d’espace.

Benjamin se charge de contacter le SCAS (Service Culturel et Action Sociale). Ce service gère la communication des évènements au personnel d’université, non informé des évènements culturels par la DVE (Division de vie étudiante). Cela permettra d’augmenter la communication au niveau de l’université.

Autre

  • Match DAX

Julien doit renvoyer une relance pour le staff car il n’y a pas grand monde. Il manque des gens un peu partout. Aux annonces mercredi il faut impérativement noter qui vient. Il n’y a pas d’after donc il faut trouver un lieu d’after. Pour le reste tout est calé. Ils sont 8 à venir, 6 joueurs, Un coach et la chauffeuse.

Le métro est en panne donc pour ceux qui ne peuvent pas venir mercredi et qui doivent être là, il faut faire passer le message.

  • 12h de l’impro

C’est à 16h le 21 janvier et il n’y que 3 personnes inscrites. C’est à l’espace Job des 7 deniers. Il faut au moins trois personnes de plus et un MC. Amandine et Benjamin se rajoute pour le zapping. Il faut une personne supplémentaire en plus. Julien se propose en joueur supplémentaire même s’il est en stage. Le DJ sera Hugo !

  • Stage Manuela

Il y a 13 inscrits. Le bureau avait fixé le prix du stage entre 10 et 15€. Il sera finalement gratuit après vérification. On ne sait pas s’il faut mettre une thématique Arthur n’est pas pour mais s’il faut en mettre une ce serait plutôt sur une thématique « personnelle » comme le coaching. Camille enverra un mail aux inscrits pour connaître leurs idées de thématiques sur lesquels ils souhaitent travailler pour que l’on puisse travailler cela.

 

Manuela sera hébergée chez Julie et Lucie. Le stage sera surement à partir de 10h.

Inscrits : Pierre Poitier, Julie, Julien, Ines, Severine, Fabien, Olivier, Raphael, François, Chloé, Camille P., Anthony, Arthur

  • Stage arbitre / MC

Tous les retours sont positifs, à reproduire pour les saisons suivantes.

Pour ce qui est du stage de MC : « Très belle cohésion, une heure de théorie qui est passée vite, très conviviale avec quelques échauffements pour pouvoir apprendre à parler en public. On a fait ensuite le déroulé d’un MCtage et quelle position, ton et tout ça. Il n’y avait qu’un seul C1 et il était un peu pommé » (Zélie Clair – Janvier 2017).

Pour ce qui est de l’arbitrage : Jeanne était la seule C1 et elle a adoré le stage et ça l’a remis en confiance.

Pour les éditions suivantes, il faut le laisser ouvert aux C1 car même s’ils n’ont pas vu beaucoup de match, c’est toujours de nouvelles choses apprises. Il faudrait récupérer les trams pour les mettre sur le drive.

Spoiler alert : Un stage de DJ sera organisé par Raphaël et Benjamin P. avant la fin de la saison. On sait d’ores et déjà qu’il n’aura pas lieu à l’université mais chez quelqu’un. L’organisation est en cours.

  • Match du 19 janvier

Il s’agit Match d’impro dans une école, c’est un jeudi. Cette idée est annulée car il y aura peu de personnes disponibles.

  • Prochaine réunion : points à aborder, date et lieu

Elle aura lieu le 27 février, chez Fabien.

 

Voici les points importants abordés lors de cette réunion :

  • Le spectacle pour enfant le mercredi après-midi des 20ans n’aura pas Lieu
  • La LUDI financera le transport d’un des joueurs de la LUDI Flamme le jeudi soir
  • Un tram de déroulement des évènements pour les 3 soirs des 20ans sera écrite.
  • Les jeunes de -12ans ne paieront pas l’entrée pour les 20ans
  • Le stage avec Manuella sera gratuit
  • L’organisation d’un stage de DJ est en cours

 

Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

Compte rendu de réunion du bureau du 02.03.2017

Présent : Alex, Amandine, Benjamin, Camille, Fabien, Julien, Pablo, Pierre Poitier, Pierre Provost, Quentin

Excusés : Arthur, Mathieu

Pôle Associatif

  • Festival Alchimie du Jeux : Présentation de la proposition d’une collaboration pour le festival de l’alchimie en mai 2017.

Aurélien Boscardin présente l’association de l’Alchimie du jeu qui est un festival gratuit pour le grand public et qui se tiens au palais des congrès de Toulouse. Ce festival propose deux halls de jeux et mobilise environ 700 bénévoles. Cette année, le festival est sur trois jours le vendredi 26, samedi 27 et dimanche 28 mai. En tant que bénévole il y a trois jours de plus pour le montage et la création des stands + un jour de rangement. Les bénévoles servent à apprendre les règles des différents jeux de sociétés présentés, l’accueil du publique et tout la logistique du festival.

Chaque association qui participe au festival reçoit en contre parti des boites de jeux.

Le projet proposé à la LUDI : L’alchimie du jeu propose carte blanche à la LUDI à deux conditions:

Ne pas déranger les gens lorsqu’ils jouent

Le festival reçoit un publique familiale donc pas d’exhibitionnisme…

L’idéal serait d’improviser sur une règle de jeu, pour monter un spectacle nous avons carte blanche. Si nous sommes intéressés, nous serons inscrits en tant que bénévole et pas en temps qu’association.

La campagne de communication aura lieu sur le site, dans la ville, et la LUDI Toulouse sera mise en avant en tant que partenaire.

Il y aura aussi une soirée « Off » le samedi soir entre 22h30 et 2h du matin uniquement pour les bénévoles et pour qu’ils puissent découvrir de nouveaux jeux.

La date limite pour la réponse est fixée à mi-avril. Il y aura une réunion des bénévoles le 13 mai. Pour le matériel nécessaire, si nous en avons le besoin, il faut faire la demande rapidement.

Est-ce que l’impact est bénéfique pour la LUDI ? réellement la LUDI n’a rien à y perdre bien que ne propose pas vraiment d’impro mais une déambulation dans le festival. Si on souhaite y participer il faut réellement penser à un projet. Les conditions de jeu ne sont pas forcément favorables non plus pour un jeu de qualité.

L’idée de faire un match pour les bénévoles pourrait être intéressant. Les seules pistes qui se détachent serait un jeu à l’extérieur. Si on met en lien notre environnement avec un jeu, cela toucherait plus le publique.

Le bureau passe au vote :

Pour match bénévole : 7

Contre match bénévole : 1

Abstention : 2

 

Pour un match public : 5

Contre un match public : 2

Abstention : 3

Les deux sont adoptés. Il faudrait donc lancer une campagne de recrutement auprès des ludiens pour savoir qui est intéressé.

  • Point trésorerie (CSPE, bilan financier,..)

Nous ne présenterons les prochains CSPE de mars. La prochaine demande prévue est au mois de juin qui sera en prévision de l’année prochaine.

Au niveau du bilan financier, on a de l’argent on attend toujours les dernières CSPE 6200€ que nous n’avons pas eu. Nous sommes actuellement à 14000€ sur les comptes.

Il resterait environs 4000€ à dépenser en cette fin d’année

On sera encore bénéficiaire cette année. Cet argent pourrait servir à financer le CE ou les WEI/WED, mais ce n’est pas tout le monde qui en profite. A réfléchir pour la prochaine réunion.

Pierre Poitier a eu une réunion avec Amandine Carrière. A la fin de l’année, ce sont les 20 ans du CAP. Il faut savoir que chaque année la fac réduit le budget du pole culture et donc de la salle du CAP. Au final, ils ne sont pas très gagnants et donc pourquoi les associations ne paient pas de cotisation pour pouvoir utiliser la salle du CAP.

L’idée du bureau est donc la suivant : pourquoi la LUDI n’investirai pas dans le CAP. Notamment, il manquerait un panneau d’affichage avec le programme du CAP. L’autre idée serait d’investir dans du matériel pour le CAP qui pourrait être utilisé par les autres associations mais pour nous ça serait un investissement.

  • Festival Le Printemps Etudiant

Il se tiendra du 16 au 21 avril 2017 sur différents lieux. Il a pour but de mettre en avant les activités étudiantes pluriculturelles.

Le comité d’organisation souhaite mettre en place une soirée avec blindtest avec une partie dédiée à l’improvisation avec un MC qui chapoterai le tout.

En soit l’association n’a rien à y gagner, ni à y perdre. Le seul point positif c’est la com qui en découle. L’autre point c’est que les gens viennent pour voir de l’impro et pas pour le festival.

Le bureau a peur qu’il n’y ait pas grand monde et à la LUDI et à l’événement. Pourtant ce serait une bonne idée d’ouvrir ce festival aux C1

Le bureau vote :

Pour : 4

Contre : 0

Abstention : 3

Il y aura donc une prestation programmée pour le festival du printemps étudiant.

  • Remplacement d’Arthur

Parti pour ses études à Paris, il est proposé que Ryan le remplace. Pour montrer sa motivation Ryan est passé du côté obscur et s’est créé un compte Facebook (alors que le type n’en avait pas !)

A l’unanimité, Ryan remplacera Arthur.

 

  • WED 2017 (Nominer des ludiens pour l’organisation (dates, lieu, …))

Pablo a commencé à envoyer quelques mails il faut s’y prendre très vite car le week-end choisit est très cher. Il faut chercher préférentiellement pour les week-end du 17 et 24 juin.

Pablo à fait un doodle diffusé dans le LUDImat avec proposition de 2 à 3 date pour connaître les disponibilités de chacun. Plusieurs ludiens demandent le même lieu que l’an passé mais c’est quand même loin de Toulouse. Il sera demandé lors de l’organisation s’il est préférable de partir à la mer ou à la montagne.

Pôle Formation

  • Retour du stage de Manuela

« Elle est cool, c’était cool, elle est contente, que du kiff ». Elle a su cerner les problématiques de chacun et c’est un vrai stage d’improvisation.

A remettre dans les recommandations de l’an prochain mais pas plus de 10 personnes.

  • Week -end des C1 (Organisation)

C’était le week-end du 4-5 mars. Il leur a été demandé de choisir un arbitre et un MC mais aucun choix n’a été fait c’est pourquoi Pierre et Alex se sont proposé pour ces postes.

Il va falloir mettre au point la notion d’organisation avec le groupe de C1 de cette année car c’est un peu léger sur certains points.

  • Week-end des C2 (Dates, lieu..)

Camille contact Philipe pour organisé tout ça.

  • Formations des formateurs

Il va falloir s’y mettre. Pierre Poitier a proposé un devis qui est encore à l’étude.

Pôle Spectacle

  • Bilan des 20 ans de la LUDI

Globalement ça s’est bien passé, il n’y a pas eu de trop gros soucis.

Pour l’an prochain, il faudra renforcer le pôle bouffe et le pole décoration qui cette année ont eu beaucoup de mal sur le recrutement des bénévoles et de l’organisation générale.

Peut-être qu’il y a eu des petit quacks de timing mais globalement, le travail d’organisation a été extraordinaire notamment de la part du bureau.

Le plus gros problème ça été un problème d’anticipation.

Grosse déception sur l’hymne de fin, c’est très dommage que l’on prévoit quelque chose sur les hymnes et que l’on ne connaisse pas les paroles.

Mention spéciale pour les musiciens sur les trois jours. A remettre en place soit sur un format alléger avec seulement Tim au clavier ou un format plus complet pour certaines occasions. C’est beaucoup de travail mais vraiment très bien à faire. C’est aussi super d’avoir prévu le DJ en back up car c’est un peu lourd à préparer.

La mise en place des musiciens sera proposée pour le match avec le Quebec.

  • Match des nouveaux : mercredi 8 mars

C’était le mercredi 8 mars. Les équipes ont été composées lors du week-end des C1. Pierre Poitier était arbitre, Alex MC, Fabien & Erwan les coachs.

  • Déplacement à Nancy : 10 mars au 13 mars 2017

Le déplacement se fait en avion. Un taxi depuis tournefeuille emmènera tous les joueurs à l’éroport.

Au niveau de l’hébergement ils seront 5 dans le même appartement à 5-10 min en voiture de la salle.

Au niveau des goodies, il faut prévoir trois sets minimums avec un un peu plus complet pour les Improdisiaques

  • Déplacement à Lausanne : 30 mars au 01 avril 2017

Les billets d’avions sont pris, il faut prendre les billets de train sous peu mais on sait pas si il faut les prendre à l’avance car l’avions est déjà annoncer avec du retard.

L’organisation est en cours.

  • Ôboheme

La caf poésie a été contactée pour pouvoir faire le championnat l’an prochain. C’est rue du Tor mais la salle est très petite

Il va falloir réfléchir à l’implication de La brique l’an prochain car toujours les même joueurs et c’est difficile d’organiser avec eux. L’investissement ne semble plus y etre de leur cote.

Le bureau vote :

Pour retirer La Brique du championnat : 8

Contre retirer la Brique du championnat : 2

Abstention : 0

La Brique ne fera donc pas parti du Championnat improvisem l’an prochain. Une équipe blanche LUDI sera mise en place en remplacement.

Enfin Pierre Poitier regarde pour un nouveau lieu pour l’année prochaine.

  • Match des C1 Vs. Meltingpot

Les C1 joueront avec les Meltingpot le 12 mai prochain dans un amphi de l’université. Celui-ci reste encore à déterminer.

Remarque : on peut d’ores et déjà demander les dates de l’an prochain à Amandine Carrière pour commencer à réserver les salles. L’élaboration d’un calendrier prévisionnel est en cours.

Pôle Communication

  • Charte graphique 2017-2018

Ce n’est pas le moment d’en parler car elle dépendra du nouveau responsable communication et du graphiste élus durant l’assemblée générale.

  • Emission de Radio sur FMR

C’était cool, pour ceux qui l’on fait, c’était génial car la LUDI a eu beaucoup de place. Si on les contacts assez tôt, on peut potentiellement obtenir un créneau environ 1 fois par mois pour le même type de jeu. Ça peut être intéressant pour les très avancés en termes d’année d’improvisation. Peut-être à faire une recommandation pour le bureau de l’an prochain.

Autre

  • Questions diverses

Quentin propose de faire une sorte de tournée pour l’été une semaine en camping avec du jeu le soir dans les bars, les places de mairie etc…

Ça risque de se faire dans les Landes la question est de savoir si cette tournée peut être estampillée LUDI.

En termes d’image la LUDI n’a pas forcément grand-chose à y gagner, c’est à double tranchant. Est-ce que le publique touché est intéressant et en cas de problème, l’assurance qui serait mise en jeu ce serait l’association responsable et donc Pierre Poitier.

Avant de donner une réponse, il faut se renseigner niveau administratif, lieux etc. Le bureau propose de monter un projet qui sera mis à l’étude. L’événement ne sera pas estampiller LUDI.

On ne sait pas encore comment les 20 ans du cap se dérouleront (2 ou 3 jours). L’organisation est en cours avec Amandine Carrière. Celle-ci souhaiterait organiser une réunion avec des bénévoles d’associations dépendant du pôle culture pour organiser au mieux ces 20ans. Elle souhaiterait que l’organisation soit calquée sur les 20ans de la LUDI. Elle n’est pas dans la gestion créative mais plutôt dans la gestion administrative de l’événement.

Le tout maintenant est de réfléchir à comment la LUDI pourrait intervenir dans ces 20ans dans la mesure où nous n’interviendrons qu’un seul et unique soir.

  • Date et lieu de la prochaine réunion

Les point suivant seront abordés lors de la prochaine réunion :

Réinvestissement de l’argent à idées et devis

Match avec la LIQA

WED

20ans CAP

CSPE

Cette réunion est programmée le Lundi 24 avril, le lieu reste à déterminer

Voici les grandes décisions qui ont été prises lors de cette réunion :

  • L’alchimie du jeu se tiendra les 26, 27 et 28 mai prochain. Deux prestations y seront organisées par la LUDI, une pour le publique, une pour les bénévoles
  • Le festival du Printemps étudiant aura lieu du 16 au 21 avril prochain. Il y aura une prestation (ouverte aux C1) qui y sera programmée
  • La Brique ne fera pas parti du championnat improvisem la saison prochaine. Une équipe LUDI blanche sera mise en place pour remplacer les violets.

Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

Voici le CR de la réunion de bureau qui s’est tenue le 24.05.2017. Le secrétaire s’excuse par ailleurs du retard qu’il a eu à poster ce compte rendu.

Présents : Alex, Benjamin, Camille, Fabien, Julien, Pierre Poitier, Pierre Provost, Ryan

Excusés : Amandine, Mathieu

 

 Pôle Associatif

  • Organisation du WED

Le lieu est réservé et le WED se tiendra le week-end du 17 et 18 juin. Pablo compte mettre cette semaine un mail aux 43 inscrits pour avoir une confirmation de leur venue et commencer à mettre en place l’organisation des covoiturages et du WED en général.

Pour le covoiturage, il faudrait que tout le monde parte en même temps et qu’on n’ait pas de voitures vides. Le pôle cuisine aura à charge le repas du samedi soir et dimanche matin.

Il est question de demander à Yves ou Philippe de venir. Ce sera sous réserve que l’on puisse mettre des tentes à côté du gîte. Par la même occasion, si on peut rajouter des tentes, on prendra les personnes qui sont sur liste d’attente.

  • Préparation de l’AG
    • Bilan moral

Ce compte rendu ne fera pas état du bilan moral car il en sera question lors de la prochaine réunion. Il faudrait cependant que les membres du bureau reprennent les objectifs que chacun s’est fixé en début d’année en vue de faire un petit retour sur son année. Chaque poste doit faire un bilan et proposé de nouveaux objectifs pour l’an prochain. Le tout doit être envoyé à Pierre pour préparer la prochaine réunion.

  • Bilan financier

Tout a déjà été réglé entre Pierre et Amandine

  • Questionnaire

Pierre a créé un questionnaire de satisfaction pour les ludiens. Il est dispo sur le groupe facebook du bureau pour connaître nos retours.

Globalement ce qu’il en ressort c’est qu’il n’y a pas « d’entre deux » dans les réponses possibles. Il faudrait peut-être mettre en place une sorte de gradient dans les réponses. Il faudrait aussi que ce soit anonyme pour que les ludiens soient francs

L’assemblée générale sera le 7 juin prochain. Elle a déjà été communiqué et continu de l’être.

  • Investissement pour la prochaine saison
    • Vêtements
      • Nœud papillon pour staff

Il en faudrait 15 cela suffit. Le bureau décide qu’ils seront rouges. Le bureau passe au vote :

Pour : majorité

Contre : 0

Abs : 0

  • 80 sweat à capuche

Demande de devis sur sondage

  • 80 manteau

Demande de devis sur sondage

  • 80 t-shirt

Ils seront comme les années précédents avec le logo avec les kazoos dans le dos. Au prochain bureau de choisir la couleur.

  • 40 jogging

Ils seront réédités l’an prochain.

  • Communication
    • 4 jeu de carton de vote IMPROVISEM

Il est question de faire des cartons individualisés de 4 couleurs et plastifiés. La proposition est encore à l’étude.

  • Affiches et flyers

Il serait intéressant d’imprimer plus d’affiche pour pouvoir afficher en ville. Selon Pierre Provost ça ne marche pas les affiche, les flyers oui. Par contre il faut mobiliser du monde et ça peut être problématique.

 

L’avis général est de faire imprimer des flyers pour la saison prochaine. Selon Ryan, les flyers ca marchera que sur certains types de match. Il est donc question de faire imprimé un flyer général sur l’année avec toutes les dates de la saison.

Il est soulevé la question des autres moyens de communication type 20minutes etc… Ils ont déjà été contactés mais les demandes restent sans réponses.

 

Finalement, les flyers seront remis en place uniquement sur les gros évènements de la saison.

  • Caméscope

On a fait l’achat d’un appareil photo il y a quelques années pour filmer nos matchs mais dont on ne se sert pas.

L’intérêt d’un caméscope serait de pouvoir avoir des bribes de vidéo et pour pouvoir faire de la com.

Quentin pense que l’on pourrai filmer tous les matchs pour y travailler à posteriori.

  • Stages
    • 2 stages Manuela (BIP)

Il sera fortement suggéré au bureau de l’an prochain

  • 2 stages clown

Il sera fortement suggéré au bureau de l’an prochain.

  • stage Frederic Barbusci (Instable)

Le bureau actuel pense que ce n’est pas nécessaire

  • stage Nicolas Michon (LIQA)
  • stage Nicolas Soulard (BIP)
  • stage Odile Cantero
  • stage Thierry Bilisko

Les quatre dernières propositions sont à soumettre au sondage, en fonction du budget et de la programmation. Globalement il faudrait un stage par trimestre dans l’idéal, un stage professionnel.

  • Matériels
    • Logiciel DJ.

Il est décidé que dès maintenant, la LUDI investira dans une souris et un casque (avec double sortie audio. Pablo se renseigne actuellement sur les prix.

L’ordinateur rame beaucoup et le logiciel virtual DJ fonctionne mal avec la platine. Ryan se propose de récupérer l’ordinateur cet été, de le rebooté parfaitement et d’y installer une version de virtual DJ qui fonctionne.

  • Micro-cravate

Plutôt micro serre-tête que micro-cravate. Pablo c’est déjà rencarder avec julien qui lui à conseiller certaines choses. Il faudra soumettre quelques suggestions à julien qui validera l’achat du matériel. Pour 2 micros serre-tête connectés sur le même boitier il faut compter environ 400€/micro

  • Vitrine d’affichage pour le CAP

Cela coute une cinquantaine d’euro et cela permettrai d’avoir une visibilité plus forte des évènements devant la salle du CAP.

  • Sac arbitrage improvisem

Pour faire deux sacs avec l’un de secours avec plus de chose dedans.

  • Location lumière si changement de lieu pour championnat

Il est possible de jouer au Manding’Art mais il manque des lumières. Soit on investit dans deux « T » avec des spots soit on établit un contrat avec DJ Pablo pour louer ses lumières.

  • Formation de passation avec postulants

Mercredi 26.04 un rappel des postes disponibles et des personnes titulaires 2016/2017 sera effectué.

  • Commission de programmation et de pilotage de la salle du CAP

La programmation du cap doit, selon l’Université être faite par les étudiants. Il s’agirait surtout de savoir quelle est la politique de l’Université sur la culture et de poser une vraie réflexion sur la visions de la culture et sa place dans la vie étudiante à l’UPS. Globalement il faut soutenir le travail de Julien

 

Pôle Spectacle

  • Le CAP
    • LIQA

Il faut recruter des bénévoles et un lieu pour l’after.

L’after se passera chez Camille. Amandine et Benjamin iront chercher les Québécois à la gare Matabiau le mercredi soir de leur arrivé puis les déposeront chez Camille.

 

La configuration de la salle : Patinoire sur scène avec le groupe en devant de scène sur les estrades. Au niveau du décorum, nous n’avons toujours pas d’arbitre même si Yves est chaud pour le faire. A l’unanimité, Yves sera arbitre pour le match de la LIQA tandis que Quentin sera MC. Il faut également que les musiciens se coordonner avec Julien pour leur répétition et l’installation du matériel.

Enfin, le dress code pour le staff sera tenue classe.

  • 20 ans du CAP

NA

  • Festival de l’étudiant en octobre

Un formulaire doit être remplis avant le 1er mai renseignant tous les noms des joueurs (qui doivent être des étudiants). Le bureau décide d’oublier cette date.

  • Différence (de prix) entre places réservées et non réservées

Quentin propose d’adopter une politique de placement : les personnes qui ont réservé ont la possibilité de s’assoir sur les meilleures places. Cette idée est adoptée.

Un plan du CAP sera réédité avec les chaises « réservées » mises en évidences. Benjamin se charge de produire des cartons réservés pour les placés sur les chaises.

  • Championnat IMPROVISEM
    • Gravure du bouclier

Camille s’en chargera à la fin de cette saison

  • Organisation de la finale

Pablo se propose de prêter à la LUDI ses lumières pour les deux finales. Il y aura aussi des cotillons pour la grande finale, mais a ne pas acheter car il en reste des 20ans

Pour : 2

Contre : 1

Abs : 2

Nous utiliserons les lumières de Pablo pour les deux finales.

  • Recherche de lieux pour l’année prochaine

Il faudrait faire la tournée des bars. Nous avont une opportunité de jouer au Manding’Art, Valentin est grave chaud mais ce serait le jeudi. En cas de non changement de lieu, il est envisageable de programmer quelques dates au Manding’Art (Format long, catch…) et d’étudier en fin d’année si le public s’y déplace.

  • Déplacements
    • Retour sur les déplacements effectués
      • Le PIP

Cool avec des concepts intéressants

  • Marmande

Super bien accueilli avec une petite ambiance pour le match.

Quitte à ce déplacement, il est évoqué le fait de repenser notre système d’accueil des ligues invitées.

  • Nancy

Bonne impression, toutes les équipes quasiment veulent nous rencontrer sur des concepts. Il faut remettre en place ce championnat l’an prochain. Il faut en rediscuter pour savoir comment on organise ça.

  • Carte Blanche – MJC Union

C’était super cool même si c’était des enfants. Quentin n’a pas apprécié.

Suite à ce déplacement il est soulevé la question de relocalisé nos spectacles au niveau de Toulouse et ses environs (hors déplacements)

  • Cercle des menteurs – Pierrelatte

Il n’y avait pas de publique. Probablement que l’horaire était mal choisi.

  • Point sur les déplacements à venir
    • C1 vs Melting Pot – UPS – 27 avril (en cours)

Il se déroulera dans le bâtiment U4, amphithéâtre Shannon : 18h30 pour les joueurs, 19h30 pour le début du match. L’after se fera à l’évasion.

  • LUDI vs Melting Pot – Centre culturel Minimes – 12 mai

C’est bon tout est géré.

  • Alchimie du jeu – Toulouse – 26, 27 et 28 mai

Il sera ouvert au C1 et C2. Ryan se charge de faire passer le message dans le LUDIMAT pour le recrutement.

  • Cahors – 13 mai

L’équipe a été faite et est validée.

  • Grenoble – 13 mai

Le déplacement se fera en voiture de location. Le départ se fera le vendredi soir (arrêt à Bézier) puis départ sur Grenoble le samedi matin.

  • Spectacle – Pibrac – Novembre

Ils se sont déplacé pour assister à un match Improvisem, n’ayant pas apprécié le spectacle (vulgaire, mauvais jeu…) ils ont trouvé un autre prestataire.

  • Dates pour la saison suivante

Il faudrait donner les dates maintenant à Amandine Carriere pour la réservation des salles.

 

  • Pôle Formation
  • Mise en place du stage de pédagogie (quand)

Le stage de pédagogie avec Pierre se fera le week end du 3 juin et avec Yves le 4 juin sur la mise en scène. La dernière dead line d’inscription est fixée au  1er Juin pour le stage.

  • Mise en place des ateliers en commun

On en a fait un déjà, on en fait un mercredi 26.04. On verra par la suite ce que l’on en fera et si les cours communs seront réitérés.

  • Mise en place du WE des C2 (qui / quand / comment)

Il se tiendra le week end du 20, 21juin. Pour le moment ils sont 12 et les candidatures seront fermés le 1er mai

Pôle Communication

  • Prochain affichage

Le prochain affichage est prévu le mercredi 26.04 pour le match avec la LIQA.

  • Vidéos

Il est décidé qu’il y aurait plus de vidéos pour la communication des évènements (à domicile ou en déplacement).

 

Pôle Programmation

  • Programme prévisionnel saison 2017/2018

Nous n’en parlerons pas lors de cette réunion.

 

Autre

  • Prochaine réunion : points à aborder, date et lieu

La prochaine réunion aura lieu chez Camille le 30 mai prochain.

 

Voici donc la liste des principaux point actés lors de cette réunion

  • Le WED est en cours d’organisation
  • Des nœuds papillons rouges (15) ainsi qu’un casque et une souris seront achetés dès cette année. L’investissement future sera confié au prochain bureau.
  • La recherche d’un nouveau lieu pour le championnat improvisem est en cours
  • DJ pablo nous prêtera ses lumières pour les finales du championnat

Les dates importantes sont :

  • Le 7 mai pour l’Assemblée générale de fin d’année
  • Le 29 mai pour la prochaine réunion de bureau

 

 

Vous devez être connecté pour répondre à ce sujet.