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Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

Voici le CR de la réunion de bureau qui s’est tenue le 24.05.2017. Le secrétaire s’excuse par ailleurs du retard qu’il a eu à poster ce compte rendu.

Présents : Alex, Benjamin, Camille, Fabien, Julien, Pierre Poitier, Pierre Provost, Ryan

Excusés : Amandine, Mathieu

 

 Pôle Associatif

  • Organisation du WED

Le lieu est réservé et le WED se tiendra le week-end du 17 et 18 juin. Pablo compte mettre cette semaine un mail aux 43 inscrits pour avoir une confirmation de leur venue et commencer à mettre en place l’organisation des covoiturages et du WED en général.

Pour le covoiturage, il faudrait que tout le monde parte en même temps et qu’on n’ait pas de voitures vides. Le pôle cuisine aura à charge le repas du samedi soir et dimanche matin.

Il est question de demander à Yves ou Philippe de venir. Ce sera sous réserve que l’on puisse mettre des tentes à côté du gîte. Par la même occasion, si on peut rajouter des tentes, on prendra les personnes qui sont sur liste d’attente.

  • Préparation de l’AG
    • Bilan moral

Ce compte rendu ne fera pas état du bilan moral car il en sera question lors de la prochaine réunion. Il faudrait cependant que les membres du bureau reprennent les objectifs que chacun s’est fixé en début d’année en vue de faire un petit retour sur son année. Chaque poste doit faire un bilan et proposé de nouveaux objectifs pour l’an prochain. Le tout doit être envoyé à Pierre pour préparer la prochaine réunion.

  • Bilan financier

Tout a déjà été réglé entre Pierre et Amandine

  • Questionnaire

Pierre a créé un questionnaire de satisfaction pour les ludiens. Il est dispo sur le groupe facebook du bureau pour connaître nos retours.

Globalement ce qu’il en ressort c’est qu’il n’y a pas « d’entre deux » dans les réponses possibles. Il faudrait peut-être mettre en place une sorte de gradient dans les réponses. Il faudrait aussi que ce soit anonyme pour que les ludiens soient francs

L’assemblée générale sera le 7 juin prochain. Elle a déjà été communiqué et continu de l’être.

  • Investissement pour la prochaine saison
    • Vêtements
      • Nœud papillon pour staff

Il en faudrait 15 cela suffit. Le bureau décide qu’ils seront rouges. Le bureau passe au vote :

Pour : majorité

Contre : 0

Abs : 0

  • 80 sweat à capuche

Demande de devis sur sondage

  • 80 manteau

Demande de devis sur sondage

  • 80 t-shirt

Ils seront comme les années précédents avec le logo avec les kazoos dans le dos. Au prochain bureau de choisir la couleur.

  • 40 jogging

Ils seront réédités l’an prochain.

  • Communication
    • 4 jeu de carton de vote IMPROVISEM

Il est question de faire des cartons individualisés de 4 couleurs et plastifiés. La proposition est encore à l’étude.

  • Affiches et flyers

Il serait intéressant d’imprimer plus d’affiche pour pouvoir afficher en ville. Selon Pierre Provost ça ne marche pas les affiche, les flyers oui. Par contre il faut mobiliser du monde et ça peut être problématique.

 

L’avis général est de faire imprimer des flyers pour la saison prochaine. Selon Ryan, les flyers ca marchera que sur certains types de match. Il est donc question de faire imprimé un flyer général sur l’année avec toutes les dates de la saison.

Il est soulevé la question des autres moyens de communication type 20minutes etc… Ils ont déjà été contactés mais les demandes restent sans réponses.

 

Finalement, les flyers seront remis en place uniquement sur les gros évènements de la saison.

  • Caméscope

On a fait l’achat d’un appareil photo il y a quelques années pour filmer nos matchs mais dont on ne se sert pas.

L’intérêt d’un caméscope serait de pouvoir avoir des bribes de vidéo et pour pouvoir faire de la com.

Quentin pense que l’on pourrai filmer tous les matchs pour y travailler à posteriori.

  • Stages
    • 2 stages Manuela (BIP)

Il sera fortement suggéré au bureau de l’an prochain

  • 2 stages clown

Il sera fortement suggéré au bureau de l’an prochain.

  • stage Frederic Barbusci (Instable)

Le bureau actuel pense que ce n’est pas nécessaire

  • stage Nicolas Michon (LIQA)
  • stage Nicolas Soulard (BIP)
  • stage Odile Cantero
  • stage Thierry Bilisko

Les quatre dernières propositions sont à soumettre au sondage, en fonction du budget et de la programmation. Globalement il faudrait un stage par trimestre dans l’idéal, un stage professionnel.

  • Matériels
    • Logiciel DJ.

Il est décidé que dès maintenant, la LUDI investira dans une souris et un casque (avec double sortie audio. Pablo se renseigne actuellement sur les prix.

L’ordinateur rame beaucoup et le logiciel virtual DJ fonctionne mal avec la platine. Ryan se propose de récupérer l’ordinateur cet été, de le rebooté parfaitement et d’y installer une version de virtual DJ qui fonctionne.

  • Micro-cravate

Plutôt micro serre-tête que micro-cravate. Pablo c’est déjà rencarder avec julien qui lui à conseiller certaines choses. Il faudra soumettre quelques suggestions à julien qui validera l’achat du matériel. Pour 2 micros serre-tête connectés sur le même boitier il faut compter environ 400€/micro

  • Vitrine d’affichage pour le CAP

Cela coute une cinquantaine d’euro et cela permettrai d’avoir une visibilité plus forte des évènements devant la salle du CAP.

  • Sac arbitrage improvisem

Pour faire deux sacs avec l’un de secours avec plus de chose dedans.

  • Location lumière si changement de lieu pour championnat

Il est possible de jouer au Manding’Art mais il manque des lumières. Soit on investit dans deux « T » avec des spots soit on établit un contrat avec DJ Pablo pour louer ses lumières.

  • Formation de passation avec postulants

Mercredi 26.04 un rappel des postes disponibles et des personnes titulaires 2016/2017 sera effectué.

  • Commission de programmation et de pilotage de la salle du CAP

La programmation du cap doit, selon l’Université être faite par les étudiants. Il s’agirait surtout de savoir quelle est la politique de l’Université sur la culture et de poser une vraie réflexion sur la visions de la culture et sa place dans la vie étudiante à l’UPS. Globalement il faut soutenir le travail de Julien

 

Pôle Spectacle

  • Le CAP
    • LIQA

Il faut recruter des bénévoles et un lieu pour l’after.

L’after se passera chez Camille. Amandine et Benjamin iront chercher les Québécois à la gare Matabiau le mercredi soir de leur arrivé puis les déposeront chez Camille.

 

La configuration de la salle : Patinoire sur scène avec le groupe en devant de scène sur les estrades. Au niveau du décorum, nous n’avons toujours pas d’arbitre même si Yves est chaud pour le faire. A l’unanimité, Yves sera arbitre pour le match de la LIQA tandis que Quentin sera MC. Il faut également que les musiciens se coordonner avec Julien pour leur répétition et l’installation du matériel.

Enfin, le dress code pour le staff sera tenue classe.

  • 20 ans du CAP

NA

  • Festival de l’étudiant en octobre

Un formulaire doit être remplis avant le 1er mai renseignant tous les noms des joueurs (qui doivent être des étudiants). Le bureau décide d’oublier cette date.

  • Différence (de prix) entre places réservées et non réservées

Quentin propose d’adopter une politique de placement : les personnes qui ont réservé ont la possibilité de s’assoir sur les meilleures places. Cette idée est adoptée.

Un plan du CAP sera réédité avec les chaises « réservées » mises en évidences. Benjamin se charge de produire des cartons réservés pour les placés sur les chaises.

  • Championnat IMPROVISEM
    • Gravure du bouclier

Camille s’en chargera à la fin de cette saison

  • Organisation de la finale

Pablo se propose de prêter à la LUDI ses lumières pour les deux finales. Il y aura aussi des cotillons pour la grande finale, mais a ne pas acheter car il en reste des 20ans

Pour : 2

Contre : 1

Abs : 2

Nous utiliserons les lumières de Pablo pour les deux finales.

  • Recherche de lieux pour l’année prochaine

Il faudrait faire la tournée des bars. Nous avont une opportunité de jouer au Manding’Art, Valentin est grave chaud mais ce serait le jeudi. En cas de non changement de lieu, il est envisageable de programmer quelques dates au Manding’Art (Format long, catch…) et d’étudier en fin d’année si le public s’y déplace.

  • Déplacements
    • Retour sur les déplacements effectués
      • Le PIP

Cool avec des concepts intéressants

  • Marmande

Super bien accueilli avec une petite ambiance pour le match.

Quitte à ce déplacement, il est évoqué le fait de repenser notre système d’accueil des ligues invitées.

  • Nancy

Bonne impression, toutes les équipes quasiment veulent nous rencontrer sur des concepts. Il faut remettre en place ce championnat l’an prochain. Il faut en rediscuter pour savoir comment on organise ça.

  • Carte Blanche – MJC Union

C’était super cool même si c’était des enfants. Quentin n’a pas apprécié.

Suite à ce déplacement il est soulevé la question de relocalisé nos spectacles au niveau de Toulouse et ses environs (hors déplacements)

  • Cercle des menteurs – Pierrelatte

Il n’y avait pas de publique. Probablement que l’horaire était mal choisi.

  • Point sur les déplacements à venir
    • C1 vs Melting Pot – UPS – 27 avril (en cours)

Il se déroulera dans le bâtiment U4, amphithéâtre Shannon : 18h30 pour les joueurs, 19h30 pour le début du match. L’after se fera à l’évasion.

  • LUDI vs Melting Pot – Centre culturel Minimes – 12 mai

C’est bon tout est géré.

  • Alchimie du jeu – Toulouse – 26, 27 et 28 mai

Il sera ouvert au C1 et C2. Ryan se charge de faire passer le message dans le LUDIMAT pour le recrutement.

  • Cahors – 13 mai

L’équipe a été faite et est validée.

  • Grenoble – 13 mai

Le déplacement se fera en voiture de location. Le départ se fera le vendredi soir (arrêt à Bézier) puis départ sur Grenoble le samedi matin.

  • Spectacle – Pibrac – Novembre

Ils se sont déplacé pour assister à un match Improvisem, n’ayant pas apprécié le spectacle (vulgaire, mauvais jeu…) ils ont trouvé un autre prestataire.

  • Dates pour la saison suivante

Il faudrait donner les dates maintenant à Amandine Carriere pour la réservation des salles.

 

  • Pôle Formation
  • Mise en place du stage de pédagogie (quand)

Le stage de pédagogie avec Pierre se fera le week end du 3 juin et avec Yves le 4 juin sur la mise en scène. La dernière dead line d’inscription est fixée au  1er Juin pour le stage.

  • Mise en place des ateliers en commun

On en a fait un déjà, on en fait un mercredi 26.04. On verra par la suite ce que l’on en fera et si les cours communs seront réitérés.

  • Mise en place du WE des C2 (qui / quand / comment)

Il se tiendra le week end du 20, 21juin. Pour le moment ils sont 12 et les candidatures seront fermés le 1er mai

Pôle Communication

  • Prochain affichage

Le prochain affichage est prévu le mercredi 26.04 pour le match avec la LIQA.

  • Vidéos

Il est décidé qu’il y aurait plus de vidéos pour la communication des évènements (à domicile ou en déplacement).

 

Pôle Programmation

  • Programme prévisionnel saison 2017/2018

Nous n’en parlerons pas lors de cette réunion.

 

Autre

  • Prochaine réunion : points à aborder, date et lieu

La prochaine réunion aura lieu chez Camille le 30 mai prochain.

 

Voici donc la liste des principaux point actés lors de cette réunion

  • Le WED est en cours d’organisation
  • Des nœuds papillons rouges (15) ainsi qu’un casque et une souris seront achetés dès cette année. L’investissement future sera confié au prochain bureau.
  • La recherche d’un nouveau lieu pour le championnat improvisem est en cours
  • DJ pablo nous prêtera ses lumières pour les finales du championnat

Les dates importantes sont :

  • Le 7 mai pour l’Assemblée générale de fin d’année
  • Le 29 mai pour la prochaine réunion de bureau