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Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

Compte rendu de réunion du bureau du 02.03.2017

Présent : Alex, Amandine, Benjamin, Camille, Fabien, Julien, Pablo, Pierre Poitier, Pierre Provost, Quentin

Excusés : Arthur, Mathieu

Pôle Associatif

  • Festival Alchimie du Jeux : Présentation de la proposition d’une collaboration pour le festival de l’alchimie en mai 2017.

Aurélien Boscardin présente l’association de l’Alchimie du jeu qui est un festival gratuit pour le grand public et qui se tiens au palais des congrès de Toulouse. Ce festival propose deux halls de jeux et mobilise environ 700 bénévoles. Cette année, le festival est sur trois jours le vendredi 26, samedi 27 et dimanche 28 mai. En tant que bénévole il y a trois jours de plus pour le montage et la création des stands + un jour de rangement. Les bénévoles servent à apprendre les règles des différents jeux de sociétés présentés, l’accueil du publique et tout la logistique du festival.

Chaque association qui participe au festival reçoit en contre parti des boites de jeux.

Le projet proposé à la LUDI : L’alchimie du jeu propose carte blanche à la LUDI à deux conditions:

Ne pas déranger les gens lorsqu’ils jouent

Le festival reçoit un publique familiale donc pas d’exhibitionnisme…

L’idéal serait d’improviser sur une règle de jeu, pour monter un spectacle nous avons carte blanche. Si nous sommes intéressés, nous serons inscrits en tant que bénévole et pas en temps qu’association.

La campagne de communication aura lieu sur le site, dans la ville, et la LUDI Toulouse sera mise en avant en tant que partenaire.

Il y aura aussi une soirée « Off » le samedi soir entre 22h30 et 2h du matin uniquement pour les bénévoles et pour qu’ils puissent découvrir de nouveaux jeux.

La date limite pour la réponse est fixée à mi-avril. Il y aura une réunion des bénévoles le 13 mai. Pour le matériel nécessaire, si nous en avons le besoin, il faut faire la demande rapidement.

Est-ce que l’impact est bénéfique pour la LUDI ? réellement la LUDI n’a rien à y perdre bien que ne propose pas vraiment d’impro mais une déambulation dans le festival. Si on souhaite y participer il faut réellement penser à un projet. Les conditions de jeu ne sont pas forcément favorables non plus pour un jeu de qualité.

L’idée de faire un match pour les bénévoles pourrait être intéressant. Les seules pistes qui se détachent serait un jeu à l’extérieur. Si on met en lien notre environnement avec un jeu, cela toucherait plus le publique.

Le bureau passe au vote :

Pour match bénévole : 7

Contre match bénévole : 1

Abstention : 2

 

Pour un match public : 5

Contre un match public : 2

Abstention : 3

Les deux sont adoptés. Il faudrait donc lancer une campagne de recrutement auprès des ludiens pour savoir qui est intéressé.

  • Point trésorerie (CSPE, bilan financier,..)

Nous ne présenterons les prochains CSPE de mars. La prochaine demande prévue est au mois de juin qui sera en prévision de l’année prochaine.

Au niveau du bilan financier, on a de l’argent on attend toujours les dernières CSPE 6200€ que nous n’avons pas eu. Nous sommes actuellement à 14000€ sur les comptes.

Il resterait environs 4000€ à dépenser en cette fin d’année

On sera encore bénéficiaire cette année. Cet argent pourrait servir à financer le CE ou les WEI/WED, mais ce n’est pas tout le monde qui en profite. A réfléchir pour la prochaine réunion.

Pierre Poitier a eu une réunion avec Amandine Carrière. A la fin de l’année, ce sont les 20 ans du CAP. Il faut savoir que chaque année la fac réduit le budget du pole culture et donc de la salle du CAP. Au final, ils ne sont pas très gagnants et donc pourquoi les associations ne paient pas de cotisation pour pouvoir utiliser la salle du CAP.

L’idée du bureau est donc la suivant : pourquoi la LUDI n’investirai pas dans le CAP. Notamment, il manquerait un panneau d’affichage avec le programme du CAP. L’autre idée serait d’investir dans du matériel pour le CAP qui pourrait être utilisé par les autres associations mais pour nous ça serait un investissement.

  • Festival Le Printemps Etudiant

Il se tiendra du 16 au 21 avril 2017 sur différents lieux. Il a pour but de mettre en avant les activités étudiantes pluriculturelles.

Le comité d’organisation souhaite mettre en place une soirée avec blindtest avec une partie dédiée à l’improvisation avec un MC qui chapoterai le tout.

En soit l’association n’a rien à y gagner, ni à y perdre. Le seul point positif c’est la com qui en découle. L’autre point c’est que les gens viennent pour voir de l’impro et pas pour le festival.

Le bureau a peur qu’il n’y ait pas grand monde et à la LUDI et à l’événement. Pourtant ce serait une bonne idée d’ouvrir ce festival aux C1

Le bureau vote :

Pour : 4

Contre : 0

Abstention : 3

Il y aura donc une prestation programmée pour le festival du printemps étudiant.

  • Remplacement d’Arthur

Parti pour ses études à Paris, il est proposé que Ryan le remplace. Pour montrer sa motivation Ryan est passé du côté obscur et s’est créé un compte Facebook (alors que le type n’en avait pas !)

A l’unanimité, Ryan remplacera Arthur.

 

  • WED 2017 (Nominer des ludiens pour l’organisation (dates, lieu, …))

Pablo a commencé à envoyer quelques mails il faut s’y prendre très vite car le week-end choisit est très cher. Il faut chercher préférentiellement pour les week-end du 17 et 24 juin.

Pablo à fait un doodle diffusé dans le LUDImat avec proposition de 2 à 3 date pour connaître les disponibilités de chacun. Plusieurs ludiens demandent le même lieu que l’an passé mais c’est quand même loin de Toulouse. Il sera demandé lors de l’organisation s’il est préférable de partir à la mer ou à la montagne.

Pôle Formation

  • Retour du stage de Manuela

« Elle est cool, c’était cool, elle est contente, que du kiff ». Elle a su cerner les problématiques de chacun et c’est un vrai stage d’improvisation.

A remettre dans les recommandations de l’an prochain mais pas plus de 10 personnes.

  • Week -end des C1 (Organisation)

C’était le week-end du 4-5 mars. Il leur a été demandé de choisir un arbitre et un MC mais aucun choix n’a été fait c’est pourquoi Pierre et Alex se sont proposé pour ces postes.

Il va falloir mettre au point la notion d’organisation avec le groupe de C1 de cette année car c’est un peu léger sur certains points.

  • Week-end des C2 (Dates, lieu..)

Camille contact Philipe pour organisé tout ça.

  • Formations des formateurs

Il va falloir s’y mettre. Pierre Poitier a proposé un devis qui est encore à l’étude.

Pôle Spectacle

  • Bilan des 20 ans de la LUDI

Globalement ça s’est bien passé, il n’y a pas eu de trop gros soucis.

Pour l’an prochain, il faudra renforcer le pôle bouffe et le pole décoration qui cette année ont eu beaucoup de mal sur le recrutement des bénévoles et de l’organisation générale.

Peut-être qu’il y a eu des petit quacks de timing mais globalement, le travail d’organisation a été extraordinaire notamment de la part du bureau.

Le plus gros problème ça été un problème d’anticipation.

Grosse déception sur l’hymne de fin, c’est très dommage que l’on prévoit quelque chose sur les hymnes et que l’on ne connaisse pas les paroles.

Mention spéciale pour les musiciens sur les trois jours. A remettre en place soit sur un format alléger avec seulement Tim au clavier ou un format plus complet pour certaines occasions. C’est beaucoup de travail mais vraiment très bien à faire. C’est aussi super d’avoir prévu le DJ en back up car c’est un peu lourd à préparer.

La mise en place des musiciens sera proposée pour le match avec le Quebec.

  • Match des nouveaux : mercredi 8 mars

C’était le mercredi 8 mars. Les équipes ont été composées lors du week-end des C1. Pierre Poitier était arbitre, Alex MC, Fabien & Erwan les coachs.

  • Déplacement à Nancy : 10 mars au 13 mars 2017

Le déplacement se fait en avion. Un taxi depuis tournefeuille emmènera tous les joueurs à l’éroport.

Au niveau de l’hébergement ils seront 5 dans le même appartement à 5-10 min en voiture de la salle.

Au niveau des goodies, il faut prévoir trois sets minimums avec un un peu plus complet pour les Improdisiaques

  • Déplacement à Lausanne : 30 mars au 01 avril 2017

Les billets d’avions sont pris, il faut prendre les billets de train sous peu mais on sait pas si il faut les prendre à l’avance car l’avions est déjà annoncer avec du retard.

L’organisation est en cours.

  • Ôboheme

La caf poésie a été contactée pour pouvoir faire le championnat l’an prochain. C’est rue du Tor mais la salle est très petite

Il va falloir réfléchir à l’implication de La brique l’an prochain car toujours les même joueurs et c’est difficile d’organiser avec eux. L’investissement ne semble plus y etre de leur cote.

Le bureau vote :

Pour retirer La Brique du championnat : 8

Contre retirer la Brique du championnat : 2

Abstention : 0

La Brique ne fera donc pas parti du Championnat improvisem l’an prochain. Une équipe blanche LUDI sera mise en place en remplacement.

Enfin Pierre Poitier regarde pour un nouveau lieu pour l’année prochaine.

  • Match des C1 Vs. Meltingpot

Les C1 joueront avec les Meltingpot le 12 mai prochain dans un amphi de l’université. Celui-ci reste encore à déterminer.

Remarque : on peut d’ores et déjà demander les dates de l’an prochain à Amandine Carrière pour commencer à réserver les salles. L’élaboration d’un calendrier prévisionnel est en cours.

Pôle Communication

  • Charte graphique 2017-2018

Ce n’est pas le moment d’en parler car elle dépendra du nouveau responsable communication et du graphiste élus durant l’assemblée générale.

  • Emission de Radio sur FMR

C’était cool, pour ceux qui l’on fait, c’était génial car la LUDI a eu beaucoup de place. Si on les contacts assez tôt, on peut potentiellement obtenir un créneau environ 1 fois par mois pour le même type de jeu. Ça peut être intéressant pour les très avancés en termes d’année d’improvisation. Peut-être à faire une recommandation pour le bureau de l’an prochain.

Autre

  • Questions diverses

Quentin propose de faire une sorte de tournée pour l’été une semaine en camping avec du jeu le soir dans les bars, les places de mairie etc…

Ça risque de se faire dans les Landes la question est de savoir si cette tournée peut être estampillée LUDI.

En termes d’image la LUDI n’a pas forcément grand-chose à y gagner, c’est à double tranchant. Est-ce que le publique touché est intéressant et en cas de problème, l’assurance qui serait mise en jeu ce serait l’association responsable et donc Pierre Poitier.

Avant de donner une réponse, il faut se renseigner niveau administratif, lieux etc. Le bureau propose de monter un projet qui sera mis à l’étude. L’événement ne sera pas estampiller LUDI.

On ne sait pas encore comment les 20 ans du cap se dérouleront (2 ou 3 jours). L’organisation est en cours avec Amandine Carrière. Celle-ci souhaiterait organiser une réunion avec des bénévoles d’associations dépendant du pôle culture pour organiser au mieux ces 20ans. Elle souhaiterait que l’organisation soit calquée sur les 20ans de la LUDI. Elle n’est pas dans la gestion créative mais plutôt dans la gestion administrative de l’événement.

Le tout maintenant est de réfléchir à comment la LUDI pourrait intervenir dans ces 20ans dans la mesure où nous n’interviendrons qu’un seul et unique soir.

  • Date et lieu de la prochaine réunion

Les point suivant seront abordés lors de la prochaine réunion :

Réinvestissement de l’argent à idées et devis

Match avec la LIQA

WED

20ans CAP

CSPE

Cette réunion est programmée le Lundi 24 avril, le lieu reste à déterminer

Voici les grandes décisions qui ont été prises lors de cette réunion :

  • L’alchimie du jeu se tiendra les 26, 27 et 28 mai prochain. Deux prestations y seront organisées par la LUDI, une pour le publique, une pour les bénévoles
  • Le festival du Printemps étudiant aura lieu du 16 au 21 avril prochain. Il y aura une prestation (ouverte aux C1) qui y sera programmée
  • La Brique ne fera pas parti du championnat improvisem la saison prochaine. Une équipe LUDI blanche sera mise en place pour remplacer les violets.