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Sujet : Le bureau parle à l’association

mmBenjamin
Admin bbPress

Réunion du bureau du 09.01.2017

Spécial 20 ans de l’association

Présents : Amandine, Arthur, Benjamin P., Camille, Fabien, Julien, Pierre Poitier, Pierre Provost

Excusés : Alex, Mathieu, Quentin

Organisation des 20 ans : où en sommes-nous ?

  • Rappel du programme :
    • Mercredi
      • Cercle des menteurs [6-8 joueurs] (60min)
      • Catch 3×3 (opposant une équipe de la LUDI avec des équipes d’anciens ludiens) (45min)

Un spectacle pour enfant avait été proposé aux centres de loisirs de Tournefeuille. La LUDI décline cette idée et s’excuse auprès du personnelle des structures. Cette idée est néanmoins à reporter pour la fin de la saison 2016/2017 voir pour la saison prochaine.

  • Jeudi
    • Maestro (45min)
    • Match d’improvisation LUDI Toulouse vs. LUDI Flamme (2x40min)

Yves à fait une demande au bureau car il souhaite faire descendre une personne (qui jouera le jour du match) depuis Londres. Le bureau vote : Pour : 5 ; Contre, 0, Abstention : 3. L’association paiera donc le transport du contact de Yves. Aux dernières nouvelles (à confirmer) cette personne ne serait pas disponible. Il faut donc que Camille recontacte Yves pour connaître l’équipe LUDI Flamme.

  • Vendredi
    • Concept anniversaire son & lumière façon talk-show à l’américaine (3x45min)

En ce qui concerne le décore et la mise en scène, des fauteuils seront nécessaires pour le MC et les invités. Benjamin ramènera deux fauteuils et amandine en rapportera un.

Avant le début du concept, une vidéo sera projetée. La préparation du spectacle nécessitera une répétition l’après-midi du 3 février. Elle se fera probablement à partir de 18h mais les personnes concernées seront contactées individuellement.

  • Décoration : qu’avons-nous de prêt dans les différents espaces ?

Pour la décoration au CAP, il faudra réfléchir à une décoration ignifugée. Ce type de décoration ne sera pas obligatoire pour la décoration du vendredi soir (salle à louer).

Le bureau souhaite mettre en place des bougies à taille humaine.

Les responsables initiaux du pôle décoration sont Raphaël et Etienne mais dorénavant, c’est Camille Pierre qui en prend la responsabilité.

Nous disposons actuellement d’un budget de €200. Pour le moment, voici les idées proposées par la commission décoration :

  • La mention « 20ans » pourra être écrit en lettre d’or sur une banderole par exemple, utilisable pour les trois soirs ou avec des ballons.
  • La buvette peut être décorée avec des nappes en papier aux couleurs des différents évènements de la LUDI (orange = improvisem ; noir = match ; turquoise = cabaret ; jaune = LUDI’dée…)
  • Un gâteau grand format en carton ignifugé pourra être construit et une exposition photo est envisagée pour le vendredi soir.
  • L’achat de paillettes et de cotillons est proposé.

Un stand café sera prévu sur lequel sera vendu du café, du thé, du capuccino etc…

Un stand de vente des goodies est également envisagé. Après réflexion, aucun stand ne sera créé mais la vente de goodies se fera au bar directement.

Des tableaux et des POSCA ont été achetés pour pouvoir afficher plus simplement les prix des consommations disponibles.

  • Scénographie : ce à quoi il faut penser + répétition

Tout sur scène. Pour le vendredi soir nous aurons un spectacle son et lumière. Ce spectacle sera proposé sous forme d’un talk-show à l’américaine avec un présentateur qui discute avec des invités qui racontes des anecdotes le tout sur un sofa ou des fauteuils.

Sur scène se joue ce qui se passe après l’anecdote : l’intitulé du spectacle sera « 20ans et après ? ». Pour le MC, il faut quelqu’un qui a du peps et qui est capable d’aller jouer avec les joueurs s’il en a envie.

La guirlande qui sera utilisée pour le sacre des maillots le jeudi soir, pourra être réutilisée le vendredi soir pour la décoration.

Pour le mercredi après-midi, les coordinateurs pédagogiques des centres de Tournefeuille sont partant pour un spectacle enfant. A nous de proposer une trame mais ça ne pourra pas durer une heure.

Les équipes ont été faites par Camille et elles seront communiquées en temps utile. Des cours spécifiques seront mis en place pour préparer un maximum les joueurs aux différents concepts.

Il faut absolument écrire une tram du vendredi soir et valable pour les trois soirs

  • Contact du vendredi soir : ont-ils été contactés ?
Philippe

Yves

Florence Bordes

Steph (LICA Cannes)

Amandine Carrière

Un des fondatrices de la LUDI (contactée par Quentin)

Un deuxième cycle

Un premier cycle

Pour la liste complémentaire :

Éric Selard

Ramzy (vidéo)

Nicolas Michon (vidéo)

Julie de la Brique

Un contact du festival du jeu (contacté par Camille)

 

 

D’un point de vue logistique, Julien doit contacter l’autre Julien (le régisseur du CAP) pour la musique et l’organisation du son.

Il évoque l’idée de commencer l’installation plus tôt, notamment pour la batterie qui prend plus de temps à installer. Il fera passer au plus tôt un message à toute l’association pour recruter de nombreuses petites mains car il faudra beaucoup de monde sur le coup (on compte sur vous !)

  • Mascotte LUDI

Elle est en cours de fabrication et devrait être terminée pour les 20ans. Elle sera offerte en cadeau à la LUDI le vendredi soir

  • Location de la salle

Le vendredi soir, nous avons loué une salle. Pablo et Julie sont aller la voir et un chèque de caution a été versé pour la réserver.  Elle est située dans une zone industrielle à La Vache (accès en voiture recommandé). Il y a un restaurant à l’intérieur, nous aurons accès à la cuisine mais il n’y a pas de four.

  • Nouvel hymne

Ils sont imprimés et à partir du mercredi 11.01, des sessions d’apprentissages seront organisées. Pour l’instant il n’y a pas de chorégraphie. L’association d’un fond sonore est proposée sous réserve de voir ce que ça donne. Par contre on l’aura pas forcément pour les déplacements.

  • Banderole pour les maillots

Cette banderole sera utilisée pour l’intronisation de certains numéros (maillots d’anciens ludiens). Il est proposé l’utilisation d’une grande tringle en bois pour hisser les maillots. Il faut demander à Julien du CAP si cela est faisable ou, à défaut, s’il a des idées de systèmes équivalents.

  • Les menus

Il faut prévoir les repas du mercredi soir, du jeudi soir et du vendredi soir.

En ce qui concerne le mercredi et le jeudi, il est proposé de la nourriture rapide type Pizza et plat rapportés par les Ludiens.

Pour le vendredi, la cuisine à la salle est disponible mais il n’y a pas de four. Un buffet sera réalisé. Amandine propose à son frère cuisinier de nous aider moyennant une certaine rémunération. Le contenu exact du buffet reste à déterminer.

Pour le vendredi soir, Pierre propose d’offrir à tous les membres du public un gâteau en part individuel. Benjamin se charge de démarcher les boulangeries proches de chez lui tandis qu’amandine demande à des connaissances à elle qui travaillent en boulangerie-pâtisserie vers tournefeuille (il faut compter pour ~200 miniardises).

Rappel : la commande de la tireuse à bière a été validée chez V&B Purpan (une tireuse disponible pour 3 soirs et 9 fûts de bière).

  • Les animations

Pierre à lancer des jeux sur internet notamment un jeu de morphing. Il y a déjà une gagnante, c’est la jeune qui a écrit la fan-fiction. D’autres vainqueurs sont à venir.

Pour ce qui est du dress code, le bureau propose la mise en place pour le mercredi d’un dress code « sport de combat » en référence au catch. Ce dress code est fortement conseillé pour le bar.

Pour le jeudi et le vendredi, le dress code reste à déterminer.

  • Les stands

Il faudra penser aux rallonges et multiprises. Il faut demander à Julien du CAP s’il en a, à défaut, demander aux ludiens de les ramener. Il faudra penser à bien les annoter pour pouvoir les récupérer.

  • La communication/événement

Pierre Poitier doit vérifier qu’il à créer les évènements sur Facebook.

Pour ce qui est des prix de l’entrée, le bureau statut à la majorité que les jeunes de moins de 12ans ne paieraient pas l’entrée (et Arthur ne s’est pas abstenu !)

Pour la logistique, il faudra trois couleurs de ticket (une couleur par soir).

Une session de flying est organisée dans Toulouse le samedi 28. Elle sera annoncée le mercredi soir et dans les LUDIMATs. Il faut un maximum de personnes pour couvrir le plus d’espace.

Benjamin se charge de contacter le SCAS (Service Culturel et Action Sociale). Ce service gère la communication des évènements au personnel d’université, non informé des évènements culturels par la DVE (Division de vie étudiante). Cela permettra d’augmenter la communication au niveau de l’université.

Autre

  • Match DAX

Julien doit renvoyer une relance pour le staff car il n’y a pas grand monde. Il manque des gens un peu partout. Aux annonces mercredi il faut impérativement noter qui vient. Il n’y a pas d’after donc il faut trouver un lieu d’after. Pour le reste tout est calé. Ils sont 8 à venir, 6 joueurs, Un coach et la chauffeuse.

Le métro est en panne donc pour ceux qui ne peuvent pas venir mercredi et qui doivent être là, il faut faire passer le message.

  • 12h de l’impro

C’est à 16h le 21 janvier et il n’y que 3 personnes inscrites. C’est à l’espace Job des 7 deniers. Il faut au moins trois personnes de plus et un MC. Amandine et Benjamin se rajoute pour le zapping. Il faut une personne supplémentaire en plus. Julien se propose en joueur supplémentaire même s’il est en stage. Le DJ sera Hugo !

  • Stage Manuela

Il y a 13 inscrits. Le bureau avait fixé le prix du stage entre 10 et 15€. Il sera finalement gratuit après vérification. On ne sait pas s’il faut mettre une thématique Arthur n’est pas pour mais s’il faut en mettre une ce serait plutôt sur une thématique « personnelle » comme le coaching. Camille enverra un mail aux inscrits pour connaître leurs idées de thématiques sur lesquels ils souhaitent travailler pour que l’on puisse travailler cela.

 

Manuela sera hébergée chez Julie et Lucie. Le stage sera surement à partir de 10h.

Inscrits : Pierre Poitier, Julie, Julien, Ines, Severine, Fabien, Olivier, Raphael, François, Chloé, Camille P., Anthony, Arthur

  • Stage arbitre / MC

Tous les retours sont positifs, à reproduire pour les saisons suivantes.

Pour ce qui est du stage de MC : « Très belle cohésion, une heure de théorie qui est passée vite, très conviviale avec quelques échauffements pour pouvoir apprendre à parler en public. On a fait ensuite le déroulé d’un MCtage et quelle position, ton et tout ça. Il n’y avait qu’un seul C1 et il était un peu pommé » (Zélie Clair – Janvier 2017).

Pour ce qui est de l’arbitrage : Jeanne était la seule C1 et elle a adoré le stage et ça l’a remis en confiance.

Pour les éditions suivantes, il faut le laisser ouvert aux C1 car même s’ils n’ont pas vu beaucoup de match, c’est toujours de nouvelles choses apprises. Il faudrait récupérer les trams pour les mettre sur le drive.

Spoiler alert : Un stage de DJ sera organisé par Raphaël et Benjamin P. avant la fin de la saison. On sait d’ores et déjà qu’il n’aura pas lieu à l’université mais chez quelqu’un. L’organisation est en cours.

  • Match du 19 janvier

Il s’agit Match d’impro dans une école, c’est un jeudi. Cette idée est annulée car il y aura peu de personnes disponibles.

  • Prochaine réunion : points à aborder, date et lieu

Elle aura lieu le 27 février, chez Fabien.

 

Voici les points importants abordés lors de cette réunion :

  • Le spectacle pour enfant le mercredi après-midi des 20ans n’aura pas Lieu
  • La LUDI financera le transport d’un des joueurs de la LUDI Flamme le jeudi soir
  • Un tram de déroulement des évènements pour les 3 soirs des 20ans sera écrite.
  • Les jeunes de -12ans ne paieront pas l’entrée pour les 20ans
  • Le stage avec Manuella sera gratuit
  • L’organisation d’un stage de DJ est en cours