Organisation du WEI


il y a 9 mois et demi par Poitier

Ami organisateur du WEI, bienvenue !
    Ce petit Wiki a pour but de transmettre les retours d'expériences d'organisateurs passés. Ainsi, espérons qu'il t'aide à parfaire ce weekend mythique. Comme c’est libre d’accès, tu es vivement encouragé à y ajouter des suggestions/idées/points importants pour les années à venir. Merci !
      Premières étapes de préparation :
        1- Faire circuler un formulaire permettant aux gens de s'inscrire et de communiquer sur le nombre de LUDIens qu'ils peuvent transporter, eux y compris. Il faut être bien clair sur le champ du formulaire afin de faciliter le comptage (le conducteur est compris dans le calcul des places)
          A cette période, les nouveaux n’ont pas toujours accès à la section interne du forum ou aux mails de la LUDI. Penser à informer les webmasters ainsi que les profs référents des nouveaux afin de faire passer l’information au mieux.
            Des relances peuvent être effectuées (par mail ou aux annonces) en précisant bien que les personnes non-inscrites ne participeront pas au weekend de cohésion.
              2- Choisir le cuistot au plus vite car celui-ci allègera considérablement le travail d’organisation. Il faut le responsabiliser en lui disant qu’il gérera tout ce qui concerne le repas du soir (hors pique-nique)
                C’est à lui de se trouver des commis afin de répartir sa charge de travail (un repas pour environ 45 personnes) et leur expliquer quoi et comment le faire. Une fois le menu défini, il faudra le préciser aux responsables des courses / bureau mais nous y reviendrons plus tard.
                  Comme pour tous les postes à responsabilités, les gens ne se bousculeront pas au portillon et il faudra insister un peu, au plus tard deux semaines avant le weekend d'intégration.
                    Deux-trois semaines avant le WEI :
                      3- Obtenir le budget/par personne que la LUDI alloue pour ce weekend et récupérer le chèque pour les courses.
                        4- Concevoir la liste des courses avec le cuistot en fonction du budget/personne de la ludi, du nombre d'inscrits sur le formulaire et du menu.
                          En vrac pour les courses, ne pas oublier : Sacs poubelles/Eponges/Sopalin/Sel/Poivre/P’tit déjeuner du lendemain/Saucisson-fromage pour l'apéro si ça n'explose pas le budget
                            Ramener 1 torchon/scotch.
                              5- Compter le nombre de places disponibles dans les voitures proposées et voir si il y'en a assez pour transporter tous les LUDIens + courses.
                                S’il y a plus de places que d'inscrits, sélectionner seulement les voitures nécessaires mais bien noter les voitures restantes qui seront les voitures "de secours"
                                  Annonces de l'avant dernier cours avant le WEI :
                                    6- Trouver au moins 1 personne motorisée (+ une personne si possible) pour faire les courses le vendredi avant le départ et surtout lui remettre une copie de la liste des courses faite avec le cuistot. Garder une copie de la liste sur son ordinateur au cas où.
                                      7- Écrire au tableau les voitures dont nous aurons besoin pour le WEI ainsi que les places disponibles qu'ils ont indiqué et demander aux LUDIens de vérifier que c'est le bon nombre, eux compris. En prendre note.
                                        Annonces du dernier mercredi avant le WEI :
                                          8- Écrire à nouveau au tableau les voitures dont nous aurons besoin pour le WEI ainsi que les places disponibles qu'ils ont indiqué et leur demander de vérifier, eux compris. En effet, cela peut toujours évoluer au dernier moment (finalement certains ne peuvent plus se déplacer, d’autres viennent de très loin ou encore quelques-uns partent avant tout le monde etc.)
                                            9- Si besoin, redemander pour les courses et trouver une deuxième voiture pour aller les faire.
                                              10- Annoncer l'horaire et le lieu du rendez-vous de départ.
                                                11- Demander à ce que les gens apportent leurs cafetières, leurs jeux de société, leurs duvets et quelques boissons car l’alcool n’est pas compris dans le budget associatif. Un mail récapitulatif est le bienvenu avec surtout l’heure de rendez-vous, le trajet indiqué avec l’adresse du lieu dit et les numéros de téléphone importants (organisateurs)
                                                  Avant le retour :
                                                    12- Faire une annonce concernant le retour précisant bien qu’aucune voiture ne peut partir avec moins de personnes qu'à son arrivée à moins évidemment de s'être bien mis d'accord avec la personne concernée et le chauffeur de sa nouvelle voiture.
                                                      13- Dès le dimanche matin, tout le monde doit participer au nettoyage du lieu : c’est de la responsabilité de tous.
                                                        14- Toutes les voitures doivent récupérer une partie des restes de courses non-périssables, les stocker et les ramener aux prochains spectacles de la LUDI.
                                                          15- De la même façon, chaque voiture doit récupérer du verre de bouteilles vides afin de le mettre dans le container en bas de la route (c’est vraiment pas loin)
                                                            Divers :
                                                              Les initiatives seront normalement très bien perçues. Un jeu en fil rouge peut être une bonne idée mais bien le préparer en avance afin de ne pas le bâcler. En effet, compte tenu de la durée du WEI, du nombre de participants et de l'ambiance, il est probable de devoir modifier un peu les règles. Si pas d'idée particulière, en parler aux gens autour de soi afin de se faire aider.
                                                                Une raclette peut être une bonne idée mais cela demande de l'organisation supplémentaire en se renseignant notamment sur le réseau électrique du gite. Ils mettent longtemps à répondre donc il faut s’y prendre tôt.
                                                                  Il est arrivé que le bois qu'ils nous fournissent soit mouillé. Sachant qu'il fait froid dans la salle principale, ça peut être une bonne idée de leur demander à l'avance s’ils disposent de bois sec et d'en faire acheter à la LUDI si ce n'est pas le cas.

                                                                  Laisser un commentaire