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Sujet : Le bureau parle à l’association

mmLouis
Participant

Réunion du bureau du 03.09.2017
Chez Zélie : 15 rue Calbayrac 31450 Baziège à 14h

Début de la réunion : 14h05
Présent : Julie, Lucie, Celtill, Julien, Pierre (Poitier), Zélie, et Pablo.
Absent mais excusé : Benjamin, Pierre (Provost), Alison
NB : Julie et Lucie n’ont qu’une seule voix (Trésorière & vice-trésorière)

Le président, Pierre, souhaite une bonne saison à tout le bureau, et après la lecture de l’ODJ, la réunion commence :

1) Pôle Associatif :
a. Trésorerie :
Qu’avons-nous réellement sur le compte au jour d’aujourd’hui ? ?

Julie, et Lucie, les trésorières, annonce le solde du compte à +19 341,00€.
La raison de ce montant, est le fait que nous avons reçu les CSPE à hauteur de 15 858,00€
Il y a un rappel du Financement des CSPE :
– Ateliers (2 profs rémunérés : Yves & Philippe)
– Stage (plusieurs cette année, cf pôle formation)
– Communication
– Déplacements (sur prévisionnel)
– Les 20 ans du CAP (nous sommes porteurs du projet)
« C’est bien d’avoir de l’argent mais il faut réussir à l’investir intelligemment »

Le bureau conclut que le budget de la LUDI, or CSPE, est de 4 000,00€.
Les CSPE étant passées, il va falloir travailler sur les bilans financiers pour l’AG en se basant sur le travail effectué par Amandine (ex-trésorière).
b. Les dépenses (budget CSPE) :
– Impression affiches et flyers LUDI : cf com externe
– Impression programmation CAP, de plus Pierre est en charge de la communication des 20 ans du CAP et cela est passé en CSPE
– Panneau d’affichage vitré pour le CAP : la LUDI investit dans la salle du CAP et la fac, nous a proposé d’installer un panneau pour y avoir toute la programme de la salle.
– Bâches arbitrage : en plastique et avec des œillets (plus propre & plus résistant)
– Autocollants (pack goodies de rentrée)
– T-shirt : le logo va être modifié, simplifié, la couleur : SURPRISE !
– Jogging : il n’y aura qu’une commande pour les C1 et pour les personnes ayant un besoin, cette commande sera au prorata des ludiens.

c. Les investissements (budget LUDI) :
– Micro casque : 1 pour l’arbitre & 1 pour le MC
– Carte de fidélité + tampon : pierre propose la création d’une carte de fidélité, pour offrir un 6ème spectacle gratuit après être venu 5 fois. Le bureau accepte, Julie & Lucie propose de s’occuper du tampon. Zélie propose d’offrir des goodies en plus de la place de spectacle.
– Billetterie en ligne : dans le même esprit, Pierre demande au bureau différents votes concernant la mise en place d’un site de réservation de billetterie en ligne. Zélie & Julien demandent qu’il soit fait un bilan à la fin de l’année pour évaluer les avantages/inconvénients pour le prochain bureau.
« Mise en place d’un site de billetterie en ligne »
o 0 vote contre / 0 vote abstention / 6 vote pour.
Pablo présente différents sites (tableau comparatif) et expose la possibilité de faire du placement directement depuis le site.
« Mise en place du placement via billetterie en ligne »
o 5 vote contre / 0 vote abstention / 1 vote pour.
Pierre présente le site Festik qui sera aussi utilisé pour les 20 du CAP.
« Utilisation du site Festik »
o 0 vote contre / 0 vote abstention / 6 vote pour.
La question est de savoir quel tarif le bureau veut proposer au public.
« Même tarif (5€/3€) mais perte de la commission (8% avec un minimum de 0,40cts) »
o 1 contre / 0 vote abstention / 6 pour.

d. Google Drive du bureau (endroit où il y a toutes les infos) :
Il a été restructuré par Benjamin. Le président demande à l’ensemble du bureau de s’y connecter et de partager tous les documents fait pour la LUDI car il est notre base de travail et il sera là pour les bureaux suivants.
e. Boite mail
Le président rappel à Celtill (responsable Com. Int.) que c’est lui le « gérant » de la boite mail de la LUDI. Il est rappelé aux membres du bureau le code de connexion.
Un membre du bureau lisant un mail qui ne lui est pas adressé doit le remettre en « non-lu ».
Nous rappelons les mails de tous les membres du bureau, si vous avez une question :
Président/Com. Ext. : poitier.pierre@gmail.com
Vice-Président/Resp. Spectacle : pablito.louis@yahoo.fr
Trésorières : julie.villecourt@gmail.com / lucie.mevouillon@gmail.com
Secrétaires : alison.charton@hotmail.com / benjamin.portal@outlook.com
Resp. Formation : zelie.clair@hotmail.fr
Resp. Programmations : julien.fougnion@gmail.com / pierre.provost86@gmail.com
Communication Interne : cejalaber@yahoo.fr
f. Signature des mails
Enfin le président demande d’être « propre » lors de l’écriture des mails car nous représentons l’association et il est nécessaire de tous avoir une « signature »
Nom + Prénom + rôle dans l’association + logo LUDI
g. Organisation et structuration du Facebook
Comme la boite mail, le facebook (bureau) est un lieu d’échanges d’informations capitales, donc il est demandé de limiter le nombre de post ou commentaire inutile. Afin de pas perdre une information importante. Zélie propose la création d’un document consultable et modifiable par tout le bureau sur le drive afin d’anticiper les ODJ & les réunions suivantes. Le bureau approuve. (drive/pôle associatif/secrétariat)
h. Préparation de l’AG ordinaire de présentation
Chaque membre du bureau doit préparer ses objectifs de la saison, faire comprendre aux membres de l’association pourquoi il a voulu s’investir.
Afin d’avoir la plus de transparence, il faut préparer l’organisation des dépenses et les bilans financiers de débuts de saison, un prévisionnel…
L’ODJ de l’AG sera disponible à la mi-octobre (18/10).
Lors de l’AG, les goodies seront distribués aux adhérents. Le prix des inscriptions ne change pas : 60€ pour les travailleurs / 45€ pour chômeurs & étudiants.
L’organisation des inscriptions & récoltes des adhésions sera faite à la prochaine réunion.

NB : le bureau suivant devra statuer sur les adhésions pour les augmenter ou les diminuer durant la réunion de passation.

i. Organisation du WEI
Le bureau a prévu la date du WEI au 11 novembre 2017. Plus tôt que les années précédentes, il permettra une intégration des C1 immédiate et plus facile pour le nouveau championnat Improvisem.
Le lieu sera à Condom, comme chaque année, Pablo se charge de contacter le gite pour savoir si il est disponible. Une autre date est prévue au cas où en fonction des disponibilités de l’établissement.
Pierre s’occupe de l’organisation du jeu du soir avec une animation.
L’organisation finale du WEI est reportée à l’ODJ de la prochaine réunion.

Après une petite pause et la visite de Zélie & Benjamin…

2) Pôle Spectacle :
a. LUDI ROUGE VS ALL STAR
« oui mais qui ? »
Le maître de cérémonie sera Philippe.
L’arbitre sera choisi par le pôle sélection.

Le bureau souhaite inviter (Zélie s’occupe de les contacter) :
– Hélène Garnier (validé)
– Yves Mariuzzo (en attente)
– Florence Bordes (validé)
– Rémy Fransen (validé)
– Olivier Meillan (validé)

Option si refus :
– Gilles Poullayan
– Manon Baverel
Le bureau ne statu pas sur une équipe rouge car il n’y a pas assez de candidatures.
DEAD LINE inscription spectacle de Septembre : 15/09
Annonce équipes Septembre : 20/09

b. Organisation des 20 ans du CAP : 3 Soirées de spectacles !
Pierre, en tant que directeur artistique, nous présente le projet. L’histoire sera celle du CAP, avec une colocation qui vient d’emménager dans la salle du CAP. Il n’y aura qu’un centaine de spectateur, car il y aura un gros travail de décor, son & lumière.
Chaque membre de la colocation représente une association. La LUDI sera les jumeaux des « j’étais ailleurs » (troupe de théâtre à texte, ndlr).
Pitch : Au milieu des années 90, des amis (associations) décident de se mettre en colocation et de déménager. Ils trouvent la maison de leurs rêves, la salle Le CAP et s’y installent. Nous allons découvrir au fur et à mesure qu’ils sont tous plus ou moins artistes dans l’âme. Nous allons apprendre à les connaître individuellement mais aussi dans leurs relations, les voir évoluer dans le temps.

Lundi 13 : La pièce se déroule dans le passé, en 1997. Les colocataires s’installent dans leur nouvelle maison, Le CAP. Ils sont accusés de tapage nocturne dès leur arrivé, et sont convoqués au commissariat. Cette altercation ne les empêchera pas par la suite d’organiser une pendaison de crémaillère.

Mardi 14 : La pièce se déroule dans le présent. Les membres de la colocation avancent chacun de leurs côtés. Ils se rendent compte que cette clôture entre leurs pratiques leur est néfaste et décident de penser des nouveaux projets ensemble.

Mercredi 15 : La pièce se déroule dans le futur. Les membres de la colocation rentrent d’une soirée et s’endorment sur le canapé. Nous assistons à leur rêve. Ils participent à un jeu télévisé saugrenu et lorsqu’ils se réveillent, il se demandent pourquoi le chèque gagné lors du jeu rêvé se trouve dans leur salon.
Si vous êtes intéressés pour jouer lors de ces spectacles ? Ou peut-être que vous voudriez être bénévole pour l’organisation de ces différentes journées, découvrez le déroulé détaillé, voici le lien : https://docs.google.com/…/1UOlQpRrxNCtjxU0h11L9JKaJSN…/edit…
Voici le Doodle pour vous inscrire sur les créneaux de répétition si vous être intéressés : https://beta.doodle.com/poll/amii69vksk78kagm#table

c. Rôle du coach (mise en place d’un pôle de réflexion ?)
Quelle est la définition du Coach à la LUDI ??
Il va être mis en place une réflexion et une fiche de poste va être créée par Pablo.
Le bureau définit quand même, qu’il est impératif de maintenir un coach pour les C1 et les déplacements.
C’est le pôle sélection qui définira le coach en fonction du match ou de l’équipe mise en place.
Un bilan sera fait de cette fiche de poste & un cas par cas pour chaque match sera proposé avec une réflexion de chaque coach sera analysé par le futur bureau.
Suite à la demande de Julie d’investir les membres de l’association, un avis leur sera demandé vers février / mars afin d’avoir un retour sur leurs ressenti de ces nouveaux coachs.
d. Fiche de présence et bénévolat
Le bureau mets en place deux fiches de présence. Avec un pointage lors des ateliers et lors des installations/bénévolats. Ce n’est en aucun cas pour juger ou sanctionner les membres de l’association, mais bien pour appuyer les conditions de sélections.
Un rappel sera fait dans les annonces des premiers cours.
Afin d’éviter toutes réclamations, Zélie demande aux ludiens d’annoncer leur présence en cas de retard.
e. Matériel et contact
En tant que responsable matériel, Pablo, demande à l’ensemble de l’association de se manifester si vous avez dans votre coffre, grenier, buanderie, placard, des affaires de la LUDI.
0668168458 / pablito.louis@yahoo.fr

f. Dates de spectacle : Rappel & à noté dans son agenda !
– 22/09 : Lud’idée 1 (Bar Sans Nom) – Catch d’impro
– 25/09 : Match d’ouverture (CAP) – LUDI Rouge VS LUDI All Star
– 12/10 : Match (CAP) – LUDI VS LICA (Cannes)
– 20/10 : Lud’idée 2 (Bar Sans Nom) – Catch d’impro
– 28/10 : Cabaret d’impro 1 – Mandig’art
– 04/11 : Déplacement – Match LUDI VS Les Givrés de la Réole (à confirmer)
– 13-15/11 : 20 ANS DU CAP
– 17/11 : Lud’idée 3 (Bar Sans Nom)
– 21/11 : Improvisem (O’bohem) – Jaunes VS Blancs
– 23/11 : Match (CAP) – LUDI VS Persona Non Grata de Bordeaux
– 28/11 : Improvisem (O’bohem) – Noirs VS Rouges
– 02/12 : Déplacement – Festival Impulsez (Bulle Carré) – MICETRO
– 09/12 : Déplacement – Match LUDI VS Improspectus (Bordeaux)
– 12/12 : Improvisem (O’bohem) – Rouges VS Blancs
– 14/12 : Match (CAP) – Derby Tournoi Toulousain
– 15/12 : Lud’idée 4 (Bar Sans Nom)
– 19/12 : Improvisem (O’bohem) – Jaunes VS Noirs
– 09/01 : Lud’idée 5 (O’bohem)
– 12/01 : Concepts (CAP) – LUDI & Les Tigres du Bengal de Grenoble
– 16/01 : Improvisem (O’bohem) – Noirs VS Blancs
– 23/01 : Improvisem (O’bohem) – Rouges VS Jaunes
– 27/01 : Cabaret d’impro 2 – Mandig’art
– 30/01 : Improvisem (O’bohem) – Jaunes VS Blancs
– 01-02/02 : FESTIVAL INTERNATIONAL
– 13/02 : Lud’idée 6 (O’bohem)
– 15-17/02 : Déplacement – Festival à Bruxelles (Improvoque)
– 17/02 : Déplacement – Catch d’impro avec la LUDI IDF
– 13/03 : Improvisem (O’bohem) – Rouges VS Noirs
– 15/03 : Match (CAP) – LUDI C1 VS LUDI C1
– 20/03 : Improvisem (O’bohem) – Blancs VS Noirs
– 24/03 : Cabaret d’impro 3 – Mandig’art
– 27/03 : Improvisem (O’bohem) – Rouges VS Jaunes
– 31/03 : Déplacement – Match LUDI VS LIBAC
– 10/04 : Lud’idée 7 (O’bohem)
– 12/04 : Match (Amphi) – LUDI C1 VS INVITÉ
– 19/04 : Match (CAP) – LUDI VS LUDI IDF
– 03-04/05 : Match (CAP) – LUDI VS LIQA
– 08/05 : Improvisem (O’bohem) – Noirs VS Jaunes
– 15/05 : Improvisem (O’bohem) – Rouges VS Blancs
– 22/05 : Improvisem (O’bohem) – Petite FINALE
– 26/05 : Cabaret d’impro 4 – Mandig’art
– 29/05 : Improvisem (O’bohem) – GRANDE FINALE

g. Qui est l’assistant du CAP
Pablo a recruté Carine qui sera « assistante CAP » dans l’organisation des spectacles et mise en place des équipes de bénévole.
h. Championnat IMPROVISEM ?
Le championnat évolue puisqu’il passe à 4 équipes : Rouge, Noir, Jaune, Blanc. Le match se déroule toujours en 3×30 mais avec des pauses de 15min (minimum)
Le bureau ne remet pas en place les hymnes au championnat car cela n’a pas marché sur la saison passée. Par contre à l’initiative des capitaines, les cri de guerre pour que le public puisse les rependre avec photo d’équipe d’avant match !
Ces capitaines seront choisit par le pôle sélection et seront annoncés ainsi que les équipes à l’AG. Et vous avez jusqu’au 18/10 pour vous manifester si vous souhaitez être capitaine.
Le bouclier sera gravé pour les deux dernières victoires des Rouges (Entreprise AGT, zone industrielle de Thibault)
Il est demandé aux futurs & actuels dj de travailler leur musique pour venir avec et pouvoir rendre la banque de données plus propre (elle va être remise à jour sous peu)
i. LUD’IDÉE
Il a été mis en place plus de lud’idée pour créer plus de concepts.
Dans le Bar Sans Nom, nous jouerons des « petits » concepts avec max 6 personnes (dj/mc/4comédiens par exemple).
Dans l’O’bohem, nous jouerons des concepts plus importants.
Toute demande sera faite au bureau avant de pouvoir être joué et vous êtes tous invités à proposer un concept !
j. Cabaret Burlesque :
Pour rappel, le cabaret est un spectacle très sympa à jouer, avec pleins de contraintes, sans arbitre, catégorie : doublage de film, chanté, chanson, contrainte de lecture, rimé…
Autour d’une roue de la fortune aléatoire qui choisit quel coté artistique du comédien va ressortir. Le spectacle se termine toujours par une comédie musicale.
Nous avons donc trouver une salle au Mandig’art. L’avantage de cette salle c’est qu’il y a des coulisses, un vidéo proj, une 30aine de places (plus si on rapporte des chaises) et le public peut manger sur place durant le spectacle donc ambiance cabaret ++, il est juste un peu excentré du centre ville.

3) Pôle Formation :
a. Organisation des Cours :
Pour les C2 :
Il y aura donc 2 profs par cours avec un pool de formateurs en back-up, 3-4 formateurs anciens toujours prêts à donner cours.
Le cours avant le Match au CAP sera fait par l’arbitre du match mais si on ne peut pas faire cours, Zélie décidera d’envoyer le groupe avec Yves ou Philippe.
Le cours avant Déplacement, l’équipe jouera ensemble dans un cours mais n’aura pas de cours spécial.
Pour les concepts, idem, mais une demande peut être faite à Zélie (plusieurs semaine en avance) pour faire un cours spécial (préparation à un nouveau concept)
Avant le Festival, il y aura un cours spécial.
Les C2 vont recevoir les cycles des profs (Yves & Philippe). Ce sont des cycles de 3 cours répartis pour Yves sur 3 semaines et pour Philippe sur 6 semaines
Pour les C1 : Un accueil sera fait par les C2 aux stations de métro comme chaque année (tee-shirt, drapeaux, mégaphones). Yves souhaite donner cours une fois par mois aux C1 (mis en place fin novembre)
b. Stages :
– Stage MC / Arbitre (mois d’octobre)
– Stage Clown (mois de novembre)
– Stages Bulle Carré : Une prise en charge de 15€/personne/jour de stage par l’association sera mise en place sur une sélection de stages. Le reste étant à la charge de l’adhérant à la LUDI. Place à prendre 5 jours avant la date des stages selectionnés.
– Stage Manuela (mois de janvier)
– Stage Philippe (mois de mars)
– Stage Yves (mois d’avril)
– Stage Accompagnateur d’atelier (en réflexion, prochaine réunion du bureau)

c. Ludithèque :
Le bureau met en place une caution pour palier au respect et aux non rendus.
« Caution pour Ludithèque »
o 1 vote contre / 0 vote abstention / 5 vote pour.
« Caution de 15€ et impossibilité de louer ensuite »
o 0 vote contre / 1 vote abstention / 5 vote pour.

Une location de 3 semaines maximum est établie également. (Il sera possible de louer plus longtemps sur demande à Julie)

d. Ludimanche :
Nous avons un nouveau lieu pour faire des ludimanches, ce sont des entrainements bienveillants pour s’amuser et travailler des choses spécifiques.
Vous serez tenu au courant des modalités !

4) Pôle Communication
a. Site internet :
Le président demande aux membres du bureau de lui fournir une photo pour l’organigramme.
Des vidéos de promotions des matchs vont être faites, en particulier, une vidéo sur l’association, une vidéo de présentation. Celtill propose son aide car il a une expérience audiovisuelle.
Les ludi’nterview seront poursuivi cette année également.
b. Réseaux sociaux :
Il y a moins de pages facebook. On se focalise sur la page officielle de la LUDI et sur celle du championnat. Les évènements sont déjà créés et doivent être partagés et relayés un maximum. Il y a un compte Instagram à la LUDI. Les codes d’accès seront communiqués aux personnes souhaitant prendre des photos pour l’association.
c. Radio & Télé :
Le bureau tient à repréciser aux membres de l’association qu’il n’y a qu’un responsable de la communication externe, Pierre Poitier, merci de respecter et son travail et l’image qu’il porte de l’association, plusieurs discours peuvent troubler les médias.
De plus, Honorine GERLAND s’occupera de la réalisation et de la diffusion de la newsletter. Si toi aussi tu aimes la radio et que tu connais des gens qui travaille dans une radio, rapproche-toi de Pierre Poitier.
d. Impression :
Le bureau compte sur les membres de l’association pour se mobiliser pour l’affichage (50/spectacle).
Il y a aura également des affiches récapitulatives pour le championnat.
Cette année sera mis en place un flyage & affichage en ville pour les 20 ans du CAP & pour le match de la LIQA, pour le championnat, le cabaret et les ludi’dées.
Tout beau, tout neuf, vous découvrirez bientôt les nouveaux cartons de vote.
e. LUDI’mat & com interne
Celtill va innover et mettre sa touche personnelle à nos ludimat, il va vous proposer un FAQ dans le forum, permettant aux non facebook d’avoir toutes les réponses à vos questions et aux autres d’avoir un interlocuteur de talent.

f. Photo :
Nous recherchons des gens motivés et passionnés, prêts à faire les photos de la LUDI de temps à autres.
Le photographe mettra en place des WeTransfer.com après chaque spectacle pour récupérer les photos, ce lien sera présent dans le LUDIMAT durant 2 semaine.
5) QUESTION DIVERSES :
a. Location de box :
Alison & Pablo propose une solution pour la buvette :
La mise en place d’un box de stockage afin d’avoir un magasin de boisson.
Le bureau est pour, il demande une étude de 3 devis pour prendre le plus intéressant géographiquement et financièrement.
b. Ressources Humaines :
Pierre propose au bureau d’embaucher un service civique afin d’ouvrir les horizons de la LUDI sur le département. En effet, il serait en charge de développer les relations avec les communes, mairies, salles de spectacles, MJC des alentours. La découverte de l’impro par un nouveau public et donner accès à l’impro fait partie des objectifs de l’association, c’est bien de partir à l’étranger mais c’est tout aussi intéressant de ce confronter à un nouveau public.
Le débat se pose sur l’utilité, les modalités et les tarifs, Pierre, se renseignera et proposera un projet au bureau lors d’une prochaine réunion.
c. Demande de Philippe
Notre cher prof philippe nous fait 2 demandes :
– MC Phiphi : il souhaite être MC à la LIQA, cette demande sera réétudiée au cours de l’année.
– Hôpital sourire : Philippe s’occupe d’une association d’aide aux enfants malades à l’HME. Ils ont une pièce de théâtre et des équipes de clown. Il demande à la LUDI s’il peut organiser via l’association, un spectacle au CAP. Le bureau est pour mais ne pense pas que ce soit réalisable sur cette saison. Pierre se met en lien avec Amandine Carrière et Julien Fouquet pour savoir les possibilités qui s’offrent à nous, mais pas avant janvier.

d. Demande de Yves
Yves propose un stage d’une journée de remise à niveau, le bureau apprécie l’initiative, mais ne pense pas que ce soit réalisable vu tout les évènements déjà prévus en septembre, et le note pour le prochain bureau à le prévoir pour la rentrée prochaine.
e. Prochaine réunion : points à aborder, date et lieu
Avant de définir le lieu de la prochaine réunion, Zélie alerte le bureau sur le nombre de spectacle et la réalisation de ceux-ci. Elle a peur de manquer de monde en staff & comédien.
Prochaine réunion : 03/10 chez Julie 72 Av. de rangueil Appt A15
Merci de faire remonter vos questions. Fin de la réunion 20h30

RAPPEL DATES :
Vous avez jusqu’au 27 septembre pour communiqué votre taille de jogging & teeshirt.
DEAD LINE inscription spectacle de Septembre : 15/09
DEAD LINE Sélection chef d’équipe improvisem : 16/10
Nous cherchons des personnes motivées pour les photos